Единый налоговый счёт (ЕНС) — это счёт в ФНС, на котором учитываются все налоговые платежи и обязательства компании, ИП или физлица. Единый налоговый платёж (ЕНП) — деньги, которые вы переводите на этот счёт одной платёжкой. Налоговая сама распределяет их по налогам и взносам. Разница между деньгами и обязательствами называется сальдо: по нему ФНС определяет, есть ли долг.
Что такое ЕНС и ЕНП и чем они отличаются
ЕНС — это учётный регистр, а не банковский счёт. Открывать его не нужно: он есть у каждого ИП, организации и физлица. ЕНП — это способ платить: деньги перечисляются не на отдельные КБК, а одной суммой на общий счёт. Оба понятия определены в статье 11.3 Налогового кодекса. Система работает с 1 января 2023 года.
На практике ЕНС похож на кошелёк, а ЕНП — на его пополнение. Из кошелька налоговая списывает начисления по срокам уплаты. Если денег не хватает, кошелёк уходит в минус.
| Понятие | Что это | Что делает бизнес |
|---|---|---|
| ЕНС | Учётный счёт в ФНС, где сведены деньги и обязательства | Следит за сальдо, сверяется с учётом |
| ЕНП | Деньги, перечисленные на ЕНС одной платёжкой | Платит до срока уплаты |
| Сальдо ЕНС | Разница между поступлениями и обязательствами | Проверяет перед каждым сроком |
| Уведомление | Документ, который сообщает ФНС сумму налога до сдачи декларации | Подаёт, если налог платится до отчёта |
Какие налоги и взносы платятся через ЕНС
Через ЕНС проходят почти все платежи, которые администрирует ФНС: налог по УСН, НДС, налог на прибыль, НДФЛ, который удерживает работодатель, страховые взносы за работников, фиксированные взносы ИП, имущественные налоги, а также пени и штрафы. Отдельно, по своим реквизитам, платятся взносы на страхование от несчастных случаев на производстве («травматизм»): их администрирует Социальный фонд, а не налоговая.
Если сомневаетесь, проходит ли конкретный платёж через ЕНС, загляните в раздел о едином налоговом счёте на сайте ФНС. Там же публикуются актуальные разъяснения.
Как распределяется зачисленная сумма на ЕНС
ФНС распределяет деньги в строгой очерёдности по пункту 8 статьи 45 НК РФ. Согласно разъяснению ФНС, сначала гасится недоимка по НДФЛ, затем текущий НДФЛ. Дальше идёт остальная недоимка, начиная с самой ранней, потом прочие налоги, авансы, сборы и взносы. Последними гасятся пени, проценты и штрафы.
Отсюда неочевидное правило: заплатить через ЕНП «конкретный налог» нельзя. Если на счёте висит старый долг, свежий платёж уйдёт на его погашение, а текущий налог останется неоплаченным. Поэтому перед платежом смотрите не на одно начисление, а на сальдо целиком.
Три состояния сальдо ЕНС
Сальдо бывает трёх видов, и от вида зависит, что делать дальше.
| Сальдо | Что значит | Что делать |
|---|---|---|
| Положительное | Денег на счёте больше, чем обязательств | Оставить в счёт будущих налогов, зачесть или вернуть по заявлению |
| Нулевое | Деньги и обязательства совпадают | Следить за следующими начислениями |
| Отрицательное | Обязательств больше, чем денег — это долг | Разобраться в причине, погасить или оспорить |
Положительное сальдо — не всегда переплата в привычном смысле. Иногда деньги просто пришли раньше срока, а начисление появится после подачи уведомления или декларации. Отрицательное сальдо — всегда сигнал: налоговая видит задолженность.
Где посмотреть сальдо и операции по ЕНС
Сальдо видно в личном кабинете налогоплательщика: и в кабинете ИП, и в кабинете юрлица на сайте ФНС. Там же показаны операции: поступления, начисления и списания. Справку о сальдо и акт сверки можно запросить и через оператора электронного документооборота или бухгалтерскую программу, если она подключена к обмену с ФНС.
Интерфейс кабинета ФНС время от времени меняется, поэтому ориентируйтесь по смыслу. Ищите блок о едином налоговом счёте, сумму сальдо и детализацию операций с датами.
Как читать операции в кабинете
Каждая строка — это либо деньги (поступление, зачёт, возврат), либо обязательство (начисление по декларации или уведомлению, пени, штраф). Начисление появляется не в момент оплаты, а после того, как ФНС получила документ с суммой. Если вы заплатили, а начисления нет, ищите неподанное уведомление. Если начисление есть, а денег не хватило, проверьте, не ушли ли они на погашение более раннего долга.
Как сальдо связано с документами
Налоговая знает сумму налога только из ваших документов: декларации, расчёта или уведомления. Ошибка в КБК, периоде или сумме уведомления даёт неверное начисление. Платёж при этом может быть правильным, но сальдо всё равно разойдётся с учётом.
Уведомление ЕНП: когда и как подавать
Уведомление об исчисленных суммах налогов нужно, когда срок уплаты наступает раньше срока сдачи декларации. Типичные случаи — авансы по УСН, удержанный НДФЛ работников, страховые взносы за месяцы между отчётами, авансы по налогу на имущество организаций. Без уведомления ФНС не знает, на какой налог распределить деньги, и они остаются на ЕНС нераспределёнными.
Форма уведомления (КНД 1110355) утверждена приказом ФНС от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@. Его подают по ТКС через оператора ЭДО, через личный кабинет или, если нет обязанности отчитываться электронно, на бумаге. Общее правило по срокам: уведомление и отчётность — до 25-го числа, уплата — до 28-го. Если в уведомлении ошибка, подайте новое за тот же период и с тем же КБК: оно заменит предыдущее.
| Ситуация | Нужно ли уведомление |
|---|---|
| Аванс по УСН за квартал | Да |
| НДФЛ, удержанный с зарплаты | Да, как правило дважды в месяц |
| Страховые взносы за первый и второй месяц квартала | Да |
| Налог, по которому декларация сдаётся раньше срока уплаты | Нет, хватит декларации |
| Фиксированные взносы ИП «за себя» | Нет |
Уведомления — частый источник расхождений. Если на них не хватает времени, удобнее поручить их вместе с отчётностью: так устроена сдача отчётности под ключ.
Реквизиты ЕНП для платёжки
ЕНП перечисляется на единый счёт Казначейства по одинаковым для всей страны реквизитам, независимо от того, где вы стоите на учёте. В платёжке указывают ИНН плательщика, КБК единого налогового платежа и статус плательщика. Распределение по налогам идёт по уведомлениям и декларациям.
| Поле | Значение |
|---|---|
| Получатель | Казначейство России (ФНС России) |
| ИНН / КПП получателя | 7727406020 / 770701001 |
| Банк получателя | ОКЦ № 7 ГУ Банка России по ЦФО//УФК по Тульской области, г. Тула |
| БИК | 017003983 |
| Счёт получателя (казначейский) | 03100643000000018500 |
| Единый казначейский счёт | 40102810445370000059 |
| КБК ЕНП | 18201061201010000510 |
С 5 декабря 2025 года КПП получателя поменялся с 770801001 на 770701001. Об этом сообщало УФНС по Тульской области. Реквизиты могут меняться и дальше, поэтому перед отправкой сверьте их с разделом о ЕНС на сайте ФНС или сформируйте платёжку в личном кабинете. В бухгалтерской программе проверьте, что справочники обновлены.
Отрицательное сальдо ЕНС: чем грозит и что делать
Отрицательное сальдо налоговая считает задолженностью. На неё начисляются пени, затем выставляется требование об уплате. Если требование не исполнить, начинается принудительное взыскание. Как разъясняет ФНС в материале о взыскании по отрицательному сальдо, долг взыскивают за счёт денег на банковских счетах, а если их не хватает — за счёт другого имущества. Налоговая также может принять обеспечительные меры. Что делать, если счёт уже заблокирован, разобрано в статье про блокировку счёта и порядок разблокировки.
Что делать при минусе:
- Посмотреть детализацию и найти начисление, из-за которого возник долг.
- Проверить, не ушёл ли платёж на старую недоимку, пени или штраф.
- Проверить уведомления и декларации за период: КБК, суммы, ОКТМО.
- Если ошибка в документе — подать уточнённое уведомление или декларацию.
- Если ошибки нет — доплатить недостающую сумму ЕНП.
Повторный платёж не исправляет ошибку
Частая реакция на минус — заплатить «тот же налог» ещё раз. Если причина в неверном уведомлении или задвоенном начислении, второй платёж ничего не исправит. Деньги закроют ошибочную сумму или останутся положительным сальдо, а реальная проблема никуда не денется. Сначала найдите расхождение между документами ФНС и своим учётом, и только потом решайте, нужна ли доплата.
Сверка ЕНС с учётом и что делать при несогласии с сальдо
Сверяться с налоговой полезно регулярно, а не только при проблемах: перед сдачей отчётности, перед крупными платежами, перед ликвидацией или сменой режима. Для сверки запросите справку о сальдо ЕНС и сравните её с оборотами по счетам 68 и 69 в учёте.
Если вы не согласны с сальдо, сначала проверьте свои документы: ошибки в уведомлениях и декларациях исправляются подачей новых. Если ошибка на стороне налоговой, направьте в инспекцию обращение с подтверждающими документами: платёжками, квитанциями о приёме отчётов. Когда сальдо расходится за несколько периодов и непонятно, где ошибка, обычно приходится поднимать учёт. В таких случаях помогает восстановление бухгалтерского учёта.
Что делать с положительным сальдо
Положительное сальдо можно оставить на ЕНС: деньги автоматически спишутся в счёт следующих налогов. Чтобы закрепить сумму за конкретным налогом до наступления срока, подайте заявление о зачёте в счёт исполнения предстоящей обязанности. Свободный остаток можно вернуть на расчётный счёт по заявлению о возврате. Вернут только ту часть, которая не нужна для покрытия долгов и уже заявленных начислений.
ЕНС в 2026 году: на что обратить внимание
Механика ЕНС в 2026 году та же: единый платёж, очерёдность распределения, уведомления и общие сроки. При этом с 1 января 2026 года изменились ставки и лимиты для ряда режимов, а от них зависят суммы в уведомлениях и декларациях. Что именно поменялось для ИП и ООО, собрано в обзоре налоговой реформы 2026. Ещё одно изменение — новый КПП получателя в реквизитах ЕНП (см. таблицу выше). Перед первым авансом по новым правилам пересчитайте суммы и проверьте КБК в уведомлениях.
Кому стоит вести ЕНС самостоятельно, а кому передать бухгалтеру
| Ситуация | Справитесь сами | Лучше передать бухгалтеру |
|---|---|---|
| ИП без работников на УСН | Да, уведомлений мало | Если путаетесь в авансах и взносах |
| ИП или ООО с сотрудниками | Сложно: уведомления по НДФЛ и взносам почти каждый месяц | Да |
| ООО на ОСН с НДС | Редко | Да |
| Отрицательное сальдо неясного происхождения | Нет | Да, нужна сверка |
| Нулевая деятельность | Да, если отчёты сданы | Можно оформить нулевую отчётность |
Если не хотите сами следить за уведомлениями, платежами и сверками по ЕНС, посмотрите условия бухгалтерского обслуживания ИП и ООО.
Частые вопросы
Нужно ли открывать ЕНС?
Нет. Единый налоговый счёт есть у каждого налогоплательщика автоматически. Открывать или регистрировать его не нужно: достаточно перечислять ЕНП по общим реквизитам.
Почему деньги на ЕНС есть, а налог считается неоплаченным?
Чаще всего ФНС не получила уведомление и не знает, на какой налог распределить деньги. Вторая частая причина — деньги ушли на погашение недоимки (в первую очередь по НДФЛ), пеней или штрафов по очерёдности статьи 45 НК РФ.
Можно ли заплатить налог не через ЕНП?
Основной способ уплаты налогов, которые администрирует ФНС, — ЕНП. Деньги поступают на ЕНС и распределяются по общим правилам, поэтому платёжка «на конкретный налог» не защищает от списания в счёт долга. Мимо ЕНС платятся взносы на травматизм — их получает Социальный фонд.
Что будет, если не подать уведомление?
Деньги останутся на ЕНС нераспределёнными, а начисления по налогу не будет. Обязательство появится, когда вы сдадите декларацию. Если к этому моменту денег не хватит, возникнет отрицательное сальдо, а за ним пени. За неподанное уведомление также могут оштрафовать.
Как исправить ошибку в уведомлении ЕНП?
Подайте новое уведомление за тот же период с тем же КБК и правильной суммой — оно заменит предыдущее. Если деньги уже поступили на ЕНС, переделывать платёж не нужно.
Как вернуть переплату с ЕНС?
Подайте заявление о возврате через личный кабинет или оператора ЭДО. Вернут только ту часть положительного сальдо, которая не нужна для погашения долгов и уже заявленных начислений.
Где взять справку о сальдо ЕНС?
Справку можно запросить в личном кабинете налогоплательщика, через оператора ЭДО или в бухгалтерской программе с подключённым обменом с ФНС. Для полной сверки дополнительно запросите акт сверки по ЕНС.
Фиксированные страховые взносы ИП за себя в 2026 году составляют 57 390 ₽ за полный год, срок уплаты — до 28 декабря 2026 года. Если доход превысит 300 000 ₽, нужно доплатить 1% с превышения, но не больше 321 818 ₽, срок — до 1 июля 2027 года. Платят все ИП, кроме самозанятых на НПД и ИП на АУСН, даже без дохода.
Суммы закреплены в статье 430 Налогового кодекса, размер и сроки на 2026 год подтверждает ФНС. Ниже разбираем, как посчитать свою сумму, когда и куда платить и как за счёт взносов уменьшить налог.
Из чего состоят страховые взносы ИП за себя
Взносы ИП за себя складываются из двух частей.
Первая часть — фиксированная. Это единая сумма на пенсионное и медицинское страхование: с 2023 года отдельных платежей на ОПС и ОМС нет. Её платят все ИП, которые стояли на учёте весь год, даже при нулевом доходе и без деятельности.
Вторая часть — дополнительный взнос 1% с дохода свыше 300 000 ₽. Он зависит от дохода, а базу для него каждый налоговый режим определяет по-своему.
Взносы на случай болезни и материнства для ИП добровольные. Чтобы получать оплачиваемые больничные, нужно отдельно вступить в добровольные отношения с Социальным фондом.
Взносы за работников — отдельная обязанность ИП-работодателя. Она не заменяет взносы за себя и не зависит от них.
Сколько платят ИП в 2026 году: фиксированная часть
Фиксированные взносы ИП в 2026 году — 57 390 ₽. Сумма не зависит от МРОТ, региона и налогового режима, её устанавливает статья 430 НК РФ. Платить можно одним платежом или частями в любое время года. Главное — внести всю сумму до 28 декабря.
В пересчёте на месяц это 4 782,50 ₽. На УСН «Доходы» и патенте налог и авансы можно уменьшать на взносы, подлежащие уплате в текущем году, даже если они ещё не перечислены. Поэтому график платежей можно выбрать по удобству, а не ради уменьшения авансов.
Как менялись фиксированные взносы ИП
Размеры взносов на 2024–2027 годы заранее прописаны в статье 430 НК РФ, поэтому сумму на следующий год уже сейчас можно заложить в бюджет.
| Год | Фиксированные взносы | Максимум 1% взноса | Срок фиксированной части | Срок 1% |
|---|---|---|---|---|
| 2024 | 49 500 ₽ | 277 571 ₽ | 28.12.2024 | 01.07.2025 |
| 2025 | 53 658 ₽ | 300 888 ₽ | 28.12.2025 | 01.07.2026 |
| 2026 | 57 390 ₽ | 321 818 ₽ | 28.12.2026 | 01.07.2027 |
| 2027 | 61 154 ₽ | 342 923 ₽ | 28.12.2027 | 01.07.2028 |
Если вы не доплатили 1% за 2025 год до 1 июля 2026 года, на этот долг уже начисляются пени. Его лучше погасить сразу, не дожидаясь требования.
Дополнительный взнос 1%: кто платит и как считать
1% платит каждый ИП на общей системе, УСН или патенте, у которого доход за год превысил 300 000 ₽. Формула одинаковая для всех режимов:
(доход за год − 300 000 ₽) × 1%
Например, ИП на УСН «Доходы» получил за 2026 год 2 000 000 ₽. Тогда 1% составит (2 000 000 − 300 000) × 1% = 17 000 ₽. Всего взносов за год выйдет 57 390 + 17 000 = 74 390 ₽.
Потолок 1% в 2026 году — 321 818 ₽, его тоже устанавливает статья 430 НК РФ. До него доходит только тот, чей доход превысил примерно 32,5 млн ₽. Платить 1% не обязательно в последний день: можно перечислить его раньше 1 июля следующего года, в том числе частями в течение текущего года.
Как считается база для 1% на разных режимах
База для дополнительного взноса определяется по пункту 9 статьи 430 НК РФ. Чаще всего ошибаются в двух случаях: на УСН «Доходы минус расходы» считают от всей выручки, а на патенте — от фактической.
| Режим | Что считается доходом для 1% |
|---|---|
| УСН «Доходы» | Все доходы по книге учёта (КУДиР) |
| УСН «Доходы минус расходы» | Доходы минус расходы, учтённые по УСН |
| ОСНО (НДФЛ) | Доходы минус профессиональные налоговые вычеты |
| Патент (ПСН) | Потенциально возможный доход по патенту, а не реальная выручка |
| УСН + ПСН | Доходы по обоим режимам суммируются |
| НПД | Взносы за себя не обязательны |
| АУСН | Взносы за себя не платятся |
Если ИП совмещает режимы, 300 000 ₽ вычитаются один раз из общей суммы, а не из дохода по каждому режиму. Если за год было несколько патентов, их потенциальный доход складывается с учётом срока действия каждого.
Расчёт взносов за неполный год
Если ИП зарегистрировался или закрылся в течение 2026 года, фиксированную часть он платит только за время, пока стоял на учёте. Правило задаёт пункт 3 статьи 430: за полные месяцы берут 1/12 годовой суммы, за неполный месяц — долю, пропорциональную числу календарных дней.
Пример: ИП зарегистрирован 15 марта 2026 года.
- Март: 4 782,50 ₽ × 17 дней / 31 день = 2 622,66 ₽.
- Апрель — декабрь: 4 782,50 ₽ × 9 месяцев = 43 042,50 ₽.
- Итого фиксированных взносов за 2026 год: 45 665,16 ₽.
При неполном годе порог 300 000 ₽ для 1% не уменьшается. При закрытии ИП взносы считаются по дату исключения из ЕГРИП. Заплатить их нужно в течение 15 календарных дней после снятия с учёта (пункт 5 статьи 432 НК РФ). Расчёт и уплату взносов можно не вести самому, а передать бухгалтеру: такая работа входит в бухгалтерские услуги Реагистра.
Сроки уплаты страховых взносов ИП в 2026 году
Сроки уплаты взносов ИП за себя установлены статьёй 432 НК РФ.
| Что платим | Крайний срок |
|---|---|
| 1% за 2025 год | 1 июля 2026 года (уже прошёл) |
| Фиксированные взносы за 2026 год | 28 декабря 2026 года |
| 1% за 2026 год | 1 июля 2027 года |
| Взносы при закрытии ИП | 15 календарных дней с даты снятия с учёта |
| Взносы за работников | Ежемесячно до 28-го числа следующего месяца |
Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день. 28 декабря 2026 года — понедельник, поэтому переноса не будет.
Оставлять платёж на последний день рискованно. Если деньги поступят на ЕНС позже срока или их спишут в счёт другого долга, по взносам появится недоимка и начнут начисляться пени. Сроки по налогу на УСН и декларации собраны в статье про сроки декларации ИП на УСН за 2025 и 2026 год.
Как платить взносы через ЕНС
С 2023 года взносы ИП за себя платят единым налоговым платежом (ЕНП) на единый налоговый счёт. Отдельных квитанций на пенсионное и медицинское страхование больше нет. Как устроен счёт и как читать сальдо ЕНС, мы разобрали в отдельной статье.
- Перечислите деньги на ЕНС через личный кабинет ИП на сайте ФНС или через банк. КБК единого налогового платежа — 182 01 06 12 01 01 0000 510.
- Уведомление об исчисленных суммах по фиксированным взносам и 1% за себя подавать не нужно. Налоговая сама знает сумму и спишет её в срок.
- К сроку уплаты на ЕНС должно лежать достаточно денег.
Нюанс ЕНС: деньги со счёта сначала уходят на погашение долгов, начиная с самых ранних. Если по счёту есть недоимка или пени, платёж «на взносы» может закрыть старый долг, а взносы останутся неоплаченными. Перед платежом проверяйте сальдо ЕНС в личном кабинете.
Как уменьшить налог за счёт взносов: УСН и патент
На УСН «Доходы» и ПСН налог можно уменьшить на сумму страховых взносов. Это прямая экономия.
- ИП без работников уменьшает налог на всю сумму взносов за себя, вплоть до нуля.
- ИП с работниками уменьшает налог не больше чем на 50%, но учитывает и взносы за себя, и взносы за сотрудников.
- Налог и авансы за период можно уменьшать на взносы, которые подлежат уплате в этом периоде, даже если они ещё не перечислены.
На УСН «Доходы минус расходы» взносы не вычитаются из налога, а включаются в расходы и уменьшают базу. На ОСНО они входят в профессиональный вычет по НДФЛ.
Простой ориентир: на УСН 6% без работников налог с дохода 300 000 ₽ составит 18 000 ₽, и фиксированные взносы перекроют его полностью. Поэтому у многих ИП с небольшим доходом налог к уплате нулевой, но сами взносы платить всё равно придётся.
Страховые взносы за работников ИП
Если у ИП есть сотрудники по трудовым или гражданско-правовым договорам, он платит за них взносы как работодатель по статьям 425–427 НК РФ. Общий тариф — 30% в пределах единой предельной базы и 15,1% сверх неё. Малый и средний бизнес из реестра МСП применяет пониженный тариф к части выплат.
С 2026 года условия пониженного тарифа для МСП изменились. Что поменялось для работодателей, разобрано в материале о налоговой реформе 2026 для ИП и ООО.
Взносы за работников платят ежемесячно до 28-го числа, а до 25-го подают уведомление об исчисленных суммах. Раз в квартал сдают расчёт по страховым взносам (РСВ), ежемесячно — персонифицированные сведения. Взносы на травматизм платятся отдельно в Социальный фонд. Если не хотите вести это самостоятельно, начисление можно передать на расчёт зарплаты на аутсорсе.
Кто освобождён от уплаты взносов
ИП может не платить фиксированные взносы за периоды, когда он не вёл деятельность по уважительным причинам. Перечень дан в пункте 7 статьи 430 НК РФ:
- служба в армии по призыву;
- уход за ребёнком до 1,5 лет;
- уход за инвалидом I группы, ребёнком-инвалидом или человеком старше 80 лет;
- проживание с супругом-военным по контракту там, где нет работы;
- проживание за границей с супругом-дипломатом;
- военная служба по мобилизации или по контракту в случаях, перечисленных в статье.
Освобождение не применяется автоматически. Нужно подать в налоговую заявление по форме КНД 1150081 с подтверждающими документами и подтвердить, что деятельности в этот период не было, — так разъясняет ФНС. Для ИП в новых регионах действовали особые переходные правила, поэтому актуальную редакцию статьи 430 стоит проверить на дату расчёта.
Самозанятые ИП на НПД и ИП на АУСН взносы за себя не платят. У самозанятых пенсионный стаж идёт только при добровольной уплате взносов.
Когда взносы платить невыгодно и что с этим делать
Взносы обязательны, пока ИП стоит на учёте. Отказаться от них, оставаясь на УСН или ОСНО, нельзя. Но в некоторых ситуациях есть варианты получше.
| Ситуация | Что учесть | Возможное решение |
|---|---|---|
| Доход небольшой и нерегулярный, работников нет | 57 390 ₽ в год придётся платить даже без дохода | Рассмотреть НПД: обязательных взносов нет |
| Деятельность приостановлена на год и больше | Взносы начисляются, пока ИП не закрыт | Закрыть ИП и открыть заново, когда понадобится |
| УСН «Доходы», доход от 1 млн ₽ | Взносы уменьшают налог | Уменьшать авансы на взносы, подлежащие уплате в году |
| ИП с работниками | Налог уменьшается не больше чем на 50% | Заранее заложить нагрузку по взносам за сотрудников |
| Патент с высоким потенциальным доходом | 1% считается с потенциального дохода | Сравнить с УСН до покупки патента |
Перейти на НПД можно только при доходе до 2,4 млн ₽ в год и без наёмных работников. Режим подходит не для всех видов деятельности: например, перепродавать товары на НПД нельзя.
Что будет, если ИП не заплатит взносы вовремя
С первого дня просрочки на недоимку начисляются пени — 1/300 ключевой ставки ЦБ за каждый день. Отрицательное сальдо ЕНС видно в личном кабинете. Затем налоговая выставляет требование, а если долг не погасить, взыскивает его за счёт денег на счетах ИП и может приостановить операции по ним.
Частые причины долга по взносам:
- 1% за прошлый год не доплатили к 1 июля;
- платёж ушёл на старую недоимку из-за порядка списания с ЕНС;
- после закрытия ИП не доплатили взносы за последние месяцы;
- ИП годами не вёл деятельность и не закрылся, а взносы копились.
Расхождения помогает выявить регулярная сверка ЕНС. Если учёт запущен и неясно, что и за какие годы начислено, его можно восстановить и поставить заново.
Расчёт взносов, контроль сроков и уменьшение налога на УСН и патенте входят в ведение бухгалтерии для ИП в Реагистре. Работаем онлайн с предпринимателями по всей России.
Частые вопросы
Нужно ли платить взносы ИП, если дохода не было?
Да. Фиксированную часть — 57 390 ₽ за 2026 год — платит каждый ИП, который стоял на учёте, даже при нулевом доходе. Не платить можно только за льготные периоды из пункта 7 статьи 430 НК РФ и только по заявлению. 1% при нулевом доходе не начисляется.
Можно ли платить фиксированные взносы частями?
Можно. Закон устанавливает только крайний срок — 28 декабря. Платить можно раз в квартал, раз в месяц или одной суммой. На уменьшение налога на УСН «Доходы» и патенте график не влияет: учитываются взносы, подлежащие уплате в году.
Как посчитать 1% на УСН «Доходы минус расходы»?
Возьмите разницу между доходами и расходами по УСН за год, вычтите из неё 300 000 ₽ и умножьте результат на 1%. Если разница не больше 300 000 ₽, 1% платить не нужно.
Нужно ли подавать уведомление по взносам ИП за себя?
Нет, по фиксированным взносам и по 1% за себя уведомление не подают. Налоговая сама начисляет суммы и списывает их с ЕНС в срок. Уведомления нужны по взносам за работников — до 25-го числа.
Сколько взносов платить при закрытии ИП?
Фиксированная часть считается пропорционально, по дату исключения из ЕГРИП, а 1% — с фактического дохода за этот период. Уплатить всё нужно в течение 15 календарных дней после снятия с учёта. После закрытия ИП долг по взносам остаётся за физическим лицом.
Платит ли ИП взносы за себя, если работает по найму?
Да. Взносы, которые за вас платит работодатель, не освобождают вас как ИП от собственных фиксированных взносов. Это две разные обязанности.
С 1 января 2026 года упрощенцы освобождены от НДС, только если доход за 2025 год не превысил 20 млн рублей. Раньше порог был 60 млн. Остальные платят НДС либо по пониженной ставке 5% или 7% без вычетов, либо по общей ставке. Общая ставка по Федеральному закону № 425-ФЗ выросла с 20% до 22%, а входящий налог по ней можно принять к вычету.
Что изменилось в НДС на УСН в 2026 году
С 2025 года все организации и ИП на упрощёнке считаются плательщиками НДС. Отдельного режима «УСН без НДС» больше нет: от налога освобождает только доход ниже лимита. Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ (разбор на ГАРАНТ.РУ) изменил для упрощенцев два параметра:
- общую ставку НДС подняли с 20% до 22%, льготная ставка 10% для отдельных товаров осталась;
- лимит дохода для освобождения снизили с 60 млн до 20 млн рублей, в следующие годы он продолжит снижаться.
Пониженные ставки 5% и 7% сохранились. Вычета входящего НДС по ним по-прежнему нет. Весь пакет изменений по налогам мы разобрали в статье о налоговой реформе 2026: лимиты, ставки и как подготовиться.
Лимит НДС на УСН: 2025–2028
Лимит освобождения проверяют дважды: по доходу за прошлый год и по доходу текущего года нарастающим итогом. Чтобы не платить НДС в 2026 году, обе суммы должны укладываться в 20 млн рублей. График снижения задан законом № 425-ФЗ (1С:ИТС):
| Год | Лимит дохода для освобождения от НДС на УСН |
|---|---|
| 2025 | 60 млн ₽ |
| 2026 | 20 млн ₽ |
| 2027 | 15 млн ₽ |
| 2028 и далее | 10 млн ₽ |
Учитывается доход по правилам УСН, то есть тот, что попадает в книгу учёта доходов и расходов. Объект налогообложения роли не играет: и на УСН «доходы», и на УСН «доходы минус расходы» с лимитом сравнивают доходы, расходы из них не вычитают. Новые ИП и ООО, которые сразу применяют упрощёнку, освобождены с первого дня работы.
Какой НДС на УСН платить: три варианта
Если доход выше 20 млн рублей, упрощенец выбирает, как платить НДС. От выбора зависят налоговая нагрузка и условия работы с покупателями.
| Параметр | Освобождение | 5% | 7% | Общая ставка 22% (10%) |
|---|---|---|---|---|
| Условие в 2026 году | доход ≤ 20 млн ₽ | доход ≤ 272,5 млн ₽ | доход ≤ 490,5 млн ₽ | любой доход на УСН |
| Вычет входящего НДС | нет | нет | нет | есть |
| Счета-фактуры | не выставляются | выставляются | выставляются | выставляются |
| Декларация по НДС | не нужна (кроме особых случаев) | ежеквартально | ежеквартально | ежеквартально |
| Срок применения | пока доход в лимите | не меньше 12 кварталов подряд | не меньше 12 кварталов подряд | без ограничений |
В законе пороги для ставок 5% и 7% установлены на уровне 250 млн и 450 млн рублей и ежегодно индексируются на коэффициент-дефлятор. На 2026 год он равен 1,090, поэтому пороги составляют 272,5 млн и 490,5 млн рублей (ГАРАНТ.РУ). Второе значение совпадает с лимитом, при котором сохраняется право на УСН. Ставки НДС установлены статьёй 164 части второй Налогового кодекса.
Освобождение: УСН без НДС
Освобождение действует автоматически, уведомлять инспекцию не нужно. Добровольно отказаться от него, пока доход в лимите, тоже нельзя. В договорах, счетах и УПД ставят пометку «Без налога (НДС)». Декларацию по НДС освобождённый упрощенец не сдаёт. Исключения: он выставил счёт-фактуру с выделенным налогом (по ошибке или по просьбе покупателя) или исполняет обязанности налогового агента. При ввозе товаров из ЕАЭС отдельно сдают декларацию по косвенным налогам.
Ставка 5% на УСН
Ставка 5% подходит компаниям с высокой наценкой и небольшой долей закупок у плательщиков НДС. Чаще всего это услуги, IT и консалтинг. Налог начисляют сверху на цену. Вычета входящего НДС нет: налог, уплаченный поставщикам, включают в стоимость покупок, а на УСН «доходы минус расходы» он уходит в расходы. При ставке 5% по ней облагаются все продажи, льготные 10% на продукты или детские товары не применяются.
Ставка 7%
Ставка 7% работает так же, как 5%, но применяется к доходу от 272,5 до 490,5 млн рублей. Если в течение года доход перешагнул порог для ставки 5%, ставка 7% применяется с первого числа следующего месяца.
Общая ставка 22% с вычетами
Общая ставка выгодна, когда в себестоимости большая доля закупок с НДС: в торговле, производстве, подряде с дорогими материалами. Её плюс в том, что покупатели на ОСНО получают вычет по ставке 22%. Для клиентов, которые сами платят НДС, это может быть важным аргументом. Минус — полноценный учёт НДС: книги покупок и продаж, проверка поставщиков, ответы на требования инспекции.
Что выгоднее: 5% или 22% — расчёт точки безубыточности
Сравнение сводится к одному показателю: какую долю выручки без НДС составляют покупки, по которым есть входящий НДС для вычета. При общей ставке к уплате идёт 22% от разницы между выручкой и такими покупками, при ставке 5% — 5% от всей выручки. Нагрузка выравнивается, когда покупки с НДС составляют около 77% выручки: (22 − 5) / 22 ≈ 0,77. Для ставки 7% граница проходит около 68%.
Условный пример: выручка без НДС 30 млн рублей, покупки у плательщиков НДС 18 млн рублей, то есть 60% выручки.
| Вариант | Расчёт | НДС к уплате |
|---|---|---|
| 5% без вычетов | 30 млн × 5% | 1,5 млн ₽ |
| 22% с вычетами | (30 млн − 18 млн) × 22% | 2,64 млн ₽ |
Здесь выгоднее ставка 5%. Если доля закупок с НДС близка к 77% или выше, результат меняется. Учитывайте ещё две вещи. Первая: выбор ставки 5% или 7% закрепляется на 12 кварталов, то есть на три года. Вторая: покупатели на ОСНО примут к вычету только 5%, и кто-то из них может попросить скидку или перейти к поставщику с общей ставкой. Считайте на реальных данных за прошлый год с прогнозом закупок, а не по одной сделке.
Что делать, если доход превысил 20 млн в течение 2026 года
Право на освобождение теряется с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения. Например, доход нарастающим итогом перевалил за 20 млн рублей в августе. Тогда с 1 сентября все отгрузки облагаются НДС, и нужно:
- Выбрать ставку: 5%, 7% или общую. Пониженную ставку отражают в декларации за первый квартал её применения. Если её не выбрать, действует общая ставка.
- Пересмотреть цены и договоры. Если в договоре нет оговорки «цена включает НДС», налог придётся платить из своей наценки.
- Начать выставлять счета-фактуры и вести книгу продаж, а при общей ставке — и книгу покупок.
- Сдать декларацию за квартал, в котором потеряно освобождение.
Распространённая ошибка — ещё месяц-два после превышения ставить в документах «Без НДС». Налог за этот период всё равно придётся заплатить, но уже из своих денег: покупатель не обязан его доплачивать.
Оплата НДС в 2026 году: сроки
Сроки по НДС одинаковы для упрощенцев и для компаний на ОСНО. Декларацию подают только в электронном виде до 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог за квартал платят тремя равными частями до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев через единый налоговый платёж. Как деньги распределяются по налогам и как читать сальдо, мы разобрали в статье про ЕНС и ЕНП.
| Квартал 2026 | Декларация | Уплата (1/3 в каждый срок) |
|---|---|---|
| I квартал | до 27 апреля* | 28 апреля, 28 мая, 29 июня* |
| II квартал | до 27 июля* | 28 июля, 28 августа, 28 сентября |
| III квартал | до 26 октября* | 28 октября, 30 ноября*, 28 декабря |
| IV квартал | до 25 января 2027 | 28 января, 1 марта, 29 марта 2027 |
*Срок выпал на выходной и перенесён на ближайший рабочий день. Перед уплатой сверьте даты с производственным календарём.
Декларации по УСН и НДС за год удобно планировать вместе. Даты по упрощёнке собраны в статье о сроках декларации ИП на УСН за 2025 и 2026 год, а полный календарь для организаций — в материале о сроках отчётности ООО в 2026 году.
АУСН и НДС
Плательщики автоматизированной упрощёнки НДС не платят. Исключения — ввоз товаров в Россию и случаи, когда компания или ИП выступает налоговым агентом. Снижение лимита до 20 млн на АУСН не распространяется: у этого режима свои ограничения по доходу и численности. Если доход на обычной УСН подходит к границе освобождения, а бизнес соответствует условиям АУСН, сравните оба режима заранее: действующие упрощенцы переходят на АУСН с начала календарного года.
Послабления 2026 года по НДС
Весной 2026 года закон № 104-ФЗ внёс поправки в Налоговый кодекс, в том числе по НДС на упрощёнке. По обзору на Клерке, ИП на УСН может пересчитать доход за 2025 год без банковских процентов. Если без них доход не превышает 20 млн рублей, а вместе с ними — не больше 60 млн, освобождение от НДС сохраняется. Норма применяется со II квартала 2026 года, НДС за I квартал остаётся в силе. Ставки НДС, действующие с 1 января 2026 года, сведены в справке КонсультантПлюс. Если в 2025 году вы применяли ставку 5% или 7%, а доход в 2026 году укладывается в лимит, проверьте по переходным положениям закона № 425-ФЗ, можно ли перейти на освобождение.
Типичные ошибки упрощенцев с НДС
- Считают лимит только по прошлому году. Доход за 2025 год в пределах 20 млн ещё не гарантирует освобождение на весь 2026 год: следить нужно и за текущим доходом.
- Выставляют счёт-фактуру с НДС при освобождении. Налог из такого документа придётся заплатить и сдать декларацию.
- Выбирают 5% «потому что меньше». Если покупки с НДС составляют больше 77% выручки, общая ставка обходится дешевле, а решение закрепляется на три года.
- Забывают об обязанностях налогового агента. Аренда муниципального имущества или услуги иностранной компании обязывают удержать и заплатить НДС даже при освобождении.
- Не пересматривают договоры. Если цена указана без упоминания НДС, после потери освобождения налог оборачивается прямым убытком.
У Реагистра рейтинг 4,9 на Яндекс Картах по 21 отзыву и 27 оценкам (проверено 22 сентября 2026 года). Можем посчитать, какая ставка выгоднее при ваших закупках, перестроить учёт и сдавать декларации по НДС за вас. Подробности — на странице бухгалтерских услуг. Для предпринимателей есть отдельное предложение — бухгалтерия для ИП.
Частые вопросы
Какой НДС на УСН в 2026 году?
Зависит от дохода. Если доход за 2025 год и за текущий год не больше 20 млн рублей, действует освобождение и НДС не платится. Если больше, можно выбрать ставку 5% (при доходе до 272,5 млн) или 7% (до 490,5 млн) без вычетов либо общую ставку 22% (10% для льготных товаров) с вычетами.
Нужно ли сдавать декларацию по НДС, если я освобождён?
Нет, если вы не выставляли счетов-фактур с выделенным НДС и не исполняли обязанности налогового агента. В этих случаях декларацию нужно сдать за соответствующий квартал. При ввозе товаров из ЕАЭС подают отдельную декларацию по косвенным налогам.
Нужно ли уведомлять налоговую об освобождении от НДС на УСН?
Нет. Освобождение применяется автоматически, если доход укладывается в лимит. Выбор ставки 5% или 7% инспекция увидит в первой декларации, где эта ставка указана.
Можно ли перейти со ставки 5% на 22% раньше трёх лет?
Пониженную ставку нужно применять не меньше 12 кварталов подряд. Сменить её раньше можно, если доход превысил порог для этой ставки или это прямо разрешает переходная норма закона. Добровольный досрочный отказ общими правилами не предусмотрен.
Платят ли НДС на АУСН?
По обычным операциям нет. НДС на АУСН возникает только при ввозе товаров и в роли налогового агента. Снижение лимита для упрощенцев до 20 млн на АУСН не влияет.
С какого момента платить НДС, если доход превысил 20 млн в середине года?
С первого числа месяца, следующего за месяцем превышения. Отгрузки до этой даты остаются без НДС, все последующие облагаются налогом по выбранной ставке.
ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатель сдаёт в Социальный фонд России (СФР). В ней он сообщает о кадровых событиях, страховом стаже сотрудников и взносах «на травматизм». С 2023 года форма заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС. У каждого блока свой срок: одни сдают на следующий рабочий день после приказа, другие — раз в квартал или раз в год.
Что такое ЕФС-1 и зачем её ввели
До 2023 года работодатель сдавал несколько отдельных отчётов: часть в Пенсионный фонд, часть в ФСС. После объединения фондов в СФР их свели в одну форму. С тех пор форму несколько раз меняли. Сейчас действует редакция, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, — она применяется с 30 декабря 2025 года. Текст формы и порядок заполнения есть в КонсультантПлюс.
Единая форма ЕФС-1 только по названию. На деле это набор независимых отчётов с разной периодичностью. Каждый подраздел сдают отдельно, когда для него наступил срок. Поэтому фраза «сдать ЕФС-1» ничего не говорит, пока не уточнено, о каком подразделе речь.
Кто сдаёт ЕФС-1
Отчёт сдают все страхователи, у которых есть застрахованные лица: организации, ИП-работодатели, адвокаты, нотариусы, крестьянские (фермерские) хозяйства. Застрахованные лица — это работники по трудовым договорам и исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПХ), если с выплат им начисляются страховые взносы.
ИП без работников и исполнителей ЕФС-1 не сдаёт: за себя предприниматель в СФР не отчитывается. Договоры с другими ИП и с самозанятыми в отчёт не попадают — такие исполнители не застрахованы у заказчика.
Отдельный случай — ООО, где директор единственный учредитель и трудовой договор с ним не заключён. Кадровых событий в подразделе 1.1 по нему нет, но вопрос о подразделе 1.2 возникает. Как действовать в вашей ситуации, проверьте в базе знаний СФР по ЕФС-1.
ЕФС-1: разделы и подразделы
| Часть формы | Что заменила | Что в ней отражают |
|---|---|---|
| Раздел 1, подраздел 1.1 | СЗВ-ТД | Приём, перевод, увольнение, переименование, заключение и прекращение договоров ГПХ |
| Раздел 1, подраздел 1.2 | СЗВ-СТАЖ | Периоды работы за год, особые условия труда, отдельные периоды с особыми кодами |
| Прочие подразделы раздела 1 | Ранее отдельные сведения | Данные для отдельных категорий, например сведения о зарплате работников госучреждений |
| Раздел 2 | 4-ФСС | Начисленные взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний |
Большинству ИП и коммерческих ООО нужны подразделы 1.1 и 1.2 и раздел 2. Специальные подразделы касаются отдельных категорий работодателей, например государственных и муниципальных учреждений. Если не уверены, относитесь ли вы к ним, сверьтесь с порядком заполнения формы.
Подраздел 1.1: кадровые события
Подраздел 1.1 — самая «оперативная» часть ЕФС-1. По каждому сотруднику указывают СНИЛС, дату и вид события, должность, код выполняемой функции по ОКЗ и основание (приказ или договор). При увольнении нужны статья и пункт Трудового кодекса.
По договорам ГПХ в 1.1 отражают заключение и прекращение договора. Этим ЕФС-1 отличается от старой СЗВ-ТД, где исполнителей не было.
Подраздел 1.2: стаж
Подраздел 1.2 сдают раз в год на всех застрахованных лиц, с которыми были отношения в отчётном году. В нём отражают периоды работы и коды особых условий: работа в районах Крайнего Севера, вредные условия, основания для досрочной пенсии. Отдельными кодами помечают особые периоды, например отпуск без сохранения зарплаты или время на больничном.
Раздел 2: взносы на травматизм
Раздел 2 — бывшая 4-ФСС. В нём показывают базу для начисления взносов на травматизм, тариф, скидки и надбавки, а также сведения о несчастных случаях и спецоценке. Заполняют его нарастающим итогом с начала года.
Сроки сдачи ЕФС-1
Сроки установлены законом № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте и законом № 125-ФЗ о страховании от несчастных случаев на производстве. Сводка сроков есть в базе знаний СФР.
| Что сдаём | Когда наступает срок |
|---|---|
| 1.1 — приём или увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| 1.1 — заключение или прекращение договора ГПХ | Не позднее следующего рабочего дня |
| 1.1 — перевод и другие кадровые изменения | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| 1.2 — стаж за год | Не позднее 25 января следующего года |
| 1.2 — сотрудник выходит на пенсию | В течение трёх календарных дней после обращения работника |
| Раздел 2 | Не позднее 25-го числа месяца после квартала, полугодия, 9 месяцев и года |
С учётом переноса с выходных раздел 2 в 2026 году сдают до 27 апреля, 27 июля и 26 октября, а годовой — до 25 января 2027 года (Saby). ЕФС-1 — только часть календаря работодателя. Остальные даты собраны в материалах «Сроки отчётности ООО в 2026 году» и «сроки декларации ИП на УСН».
Как сдать ЕФС-1: электронно или на бумаге
СФР принимает ЕФС-1 тремя способами: на бумаге в клиентской службе, через личный кабинет страхователя на сайте фонда или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью. Бумага доступна только небольшим работодателям: при численности застрахованных выше порога из закона № 27-ФЗ сдавать отчёт можно только электронно. На практике бумагу почти не используют: подраздел 1.1 нужно отправить на следующий рабочий день после приказа, и ехать ради этого в клиентскую службу неудобно.
Электронный отчёт отправляют одним из трёх способов:
- через личный кабинет страхователя на сайте СФР;
- через оператора электронного документооборота;
- из учётной программы, если она подключена к сервису отчётности.
Через оператора удобнее работать с протоколами: ответ фонда приходит в ту же систему, где формировался отчёт. Если подключения ещё нет, его можно настроить вместе с электронным документооборотом.
Коды ЕФС-1: какие встречаются чаще всего
В подразделе 1.1 вид кадрового события указывают текстовым кодом. Основные из них:
| Код | Когда используется |
|---|---|
| ПРИЕМ | Приём на работу |
| ПЕРЕВОД | Перевод на другую должность или в другое подразделение, в том числе отмена режима неполного времени |
| УВОЛЬНЕНИЕ | Прекращение трудового договора |
| ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Смена наименования работодателя, в том числе при реорганизации |
| УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Присвоение разряда, классного чина, квалификации |
Для приостановления и возобновления трудового договора, а также для заключения и расторжения договора ГПХ предусмотрены свои мероприятия. При этих событиях обязательно заполняют код выполняемой функции («Налоги и бухучёт»). У подраздела 1.2 свой справочник: коды территориальных и особых условий труда, оснований досрочной пенсии и особых периодов. Полный перечень приведён в порядке заполнения, утверждённом приказом СФР № 1462. Учётные программы подставляют коды из справочника, но выбирает код бухгалтер или кадровик.
ЕФС-1 по договору ГПХ
С договорами ГПХ ошибаются особенно часто. По такому договору подраздел 1.1 сдают дважды: при заключении и при прекращении. Оба раза срок — следующий рабочий день.
Чтобы не пропустить второй отчёт, дату окончания договора стоит занести в учёт сразу при его заключении. Если договор продлили или расторгли досрочно, проверьте по порядку заполнения, как отразить изменения в уже сданных сведениях.
Исполнитель по ГПХ попадает и в годовой подраздел 1.2. Взносы на травматизм с выплат по такому договору начисляют, только если это прямо предусмотрено договором. Тогда исполнитель учитывается и в разделе 2. Договоры с ИП и самозанятыми в ЕФС-1 не отражают.
ЕФС-1 при увольнении сотрудника
При увольнении работодатель подаёт подраздел 1.1 с кодом УВОЛЬНЕНИЕ не позднее следующего рабочего дня после приказа. В сведениях указывают дату, номер приказа и основание со ссылкой на статью Трудового кодекса.
В день увольнения сотруднику выдают сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р и копию сведений персонифицированного учёта, которые работодатель представил о нём в фонд. Отдельный подраздел 1.2 на уволенного сдавать не нужно: его стаж войдёт в годовой отчёт. Исключение — сотрудник, который обратился к работодателю в связи с назначением пенсии. Тогда сведения о стаже подают в течение трёх календарных дней после его обращения.
Как ЕФС-1 сверяют с РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированными сведениями
С 2023 года один и тот же сотрудник появляется в отчётах для двух ведомств:
| Отчёт | Куда | Что в нём |
|---|---|---|
| ЕФС-1 | СФР | Кадровые события, стаж, взносы на травматизм |
| РСВ | ФНС | Страховые взносы на ОПС, ОМС и ОСС |
| Персонифицированные сведения о физлицах | ФНС | Ежемесячные выплаты по каждому физлицу |
| 6-НДФЛ | ФНС | Исчисленный и удержанный НДФЛ |
СФР сверяет ЕФС-1 с данными, которые работодатель сдаёт в налоговую. Если человек есть в отчётах для ФНС, а по ЕФС-1 у этого работодателя он в этот период не работал, возникает расхождение. Тогда исправляют даты в ЕФС-1 или убирают ошибочные данные из налоговых отчётов. Порядок сверки разобран у Saby. С 6-НДФЛ ЕФС-1 напрямую не сверяется. Но разные списки людей в отчётах для ФНС и СФР — повод проверить учёт до того, как вопросы задаст фонд.
Штрафы за ЕФС-1
За опоздание, неполные или недостоверные сведения в разделе 1 страхователя штрафуют на 500 рублей за каждого застрахованного, по которому допущено нарушение. Если не соблюдён обязательный электронный формат, штраф — 1 000 рублей. Должностное лицо дополнительно могут оштрафовать по КоАП на 300–500 рублей. Финансовую санкцию можно оплатить в половинном размере, если сделать это в течение 10 календарных дней после получения требования (СФР).
Если работодатель сам нашёл и исправил ошибку до того, как её обнаружил фонд, штрафа не будет. Если ошибку нашёл СФР, уточнённые сведения нужно подать в течение пяти рабочих дней с момента получения уведомления (Бух.ру).
За опоздание с разделом 2 штраф считают от взносов, начисленных за последние три месяца: 5% за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1 000 рублей (Saby).
ЕФС-1 в 1С
В «1С:Зарплата и управление персоналом» и в «1С:Бухгалтерии» ЕФС-1 заполняется по кадровым документам. Если приказ о приёме, договор ГПХ или увольнение оформлены в программе, сведения для подраздела 1.1 формируются на их основе. Годовой подраздел 1.2 программа собирает по данным за год.
Где именно находится отчёт, зависит от конфигурации и релиза, а меню время от времени меняется. Поэтому точного пути здесь нет: надёжнее найти отчёт через поиск по разделу отчётности в вашей версии. Убедитесь также, что программа обновлена до формата, утверждённого приказом СФР № 1462.
Автозаполнение не спасает от ошибок в исходных данных: неверного кода ОКЗ в карточке сотрудника, пропущенной даты окончания договора ГПХ, сведений по отменённому приказу. Перед отправкой откройте сформированный отчёт и проверьте строки по каждому сотруднику.
Типичные ошибки работодателей и как их избежать
Многие проблемы с ЕФС-1 связаны не со сложностью формы, а с разрывом между кадровым событием и бухгалтерией. Если о подписанном договоре с исполнителем бухгалтер узнаёт только из акта в конце месяца, срок «на следующий рабочий день» уже пропущен.
Что помогает:
- Отдельный канал для кадровых событий. Приказы о приёме и увольнении и договоры ГПХ пересылают тому, кто сдаёт отчётность, в день подписания.
- Проверка кода ОКЗ при приёме. Код подбирают по фактическим обязанностям: ошибка в нём переходит во все последующие сведения.
- Дата окончания ГПХ в учёте. Её заносят сразу при заключении договора.
- Сверка ЕФС-1 и отчётов для ФНС раз в квартал. Списки людей должны совпадать.
- Внимание к протоколам СФР. Если в протоколе указаны ошибки, у работодателя есть пять рабочих дней с момента уведомления, чтобы их исправить.
Кому ЕФС-1 можно сдавать самостоятельно, а кому лучше передать
Справиться самостоятельно реально, если сотрудников мало, кадровые события редкие, а договоров ГПХ нет или они разовые. Достаточно учётной программы с подключённой отчётностью и дисциплины в сроках.
Передать отчётность стоит, если люди в компании часто меняются, исполнителей по ГПХ много, есть вредные условия труда или сотрудники выходят на пенсию. В таких случаях подраздел 1.1 сдают несколько раз в месяц, и каждое опоздание обходится в штраф за каждого человека.
В «Реагистре» отчёты в ФНС и СФР можно передать вместе с расчётом зарплаты — так данные в отчётах для разных ведомств готовит один исполнитель. Мы работаем по договору, в котором закреплено, какие участки учёта ведёт компания и в какие сроки сдаёт отчётность. Подробности — на странице бухгалтерских услуг. Если нужна только отправка отчётов без полного ведения учёта, подойдёт сдача отчётности.
ЕФС-1 в 2026 году: что проверить
В 2026 году ЕФС-1 сдают по обновлённой форме, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462: она действует с 30 декабря 2025 года. Перед сдачей годового подраздела 1.2 и квартального раздела 2 сверьте версию формата в своей программе с той, что опубликована на сайте СФР. Отчёт в устаревшем формате фонд не примет.
Общие налоговые изменения этого года влияют на расчёт взносов и выплат. Они собраны в обзоре «Налоговая реформа 2026».
Частые вопросы
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если сотрудников нет?
ИП без работников и исполнителей по ГПХ ЕФС-1 не сдаёт. В организации всегда есть руководитель, поэтому вопрос о подразделе 1.2 решают с учётом его статуса. Если трудовой договор с директором не заключён, проверьте позицию СФР в базе знаний фонда.
Что входит в ЕФС-1 подраздел 1.1?
В подраздел 1.1 входят кадровые события: приём, перевод, увольнение, переименование работодателя. Сюда же попадают заключение и прекращение договоров ГПХ. Приём, увольнение и договоры ГПХ отражают не позднее следующего рабочего дня, остальные события — до 25-го числа следующего месяца.
Чем ЕФС-1 отличается от 6-НДФЛ?
ЕФС-1 сдают в СФР, она про стаж, кадровые события и взносы на травматизм. 6-НДФЛ сдают в ФНС, в нём отражают налог на доходы физлиц. Отчёты не заменяют друг друга, и работодатель с сотрудниками сдаёт оба.
Как исправить ошибку в ЕФС-1?
Если ошибку нашёл сам работодатель до того, как её обнаружил фонд, он подаёт исправленные сведения и штрафа не получает. Если ошибку нашёл СФР, на исправление даётся пять рабочих дней с момента уведомления. Как оформить исправление для конкретного подраздела, указано в порядке заполнения формы.
Нужно ли сдавать ЕФС-1 по договору ГПХ с самозанятым?
Нет. Самозанятый и ИП не являются застрахованными лицами у заказчика, и взносы с выплат им заказчик не начисляет. Поэтому такие договоры в ЕФС-1 не отражают.
Что выдать сотруднику при увольнении?
В день увольнения сотрудник получает форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности и копию сведений персонифицированного учёта, которые работодатель подавал о нём в СФР. Подраздел 1.1 с кодом УВОЛЬНЕНИЕ отправляют в фонд не позднее следующего рабочего дня после приказа.
АУСН — автоматизированная упрощённая система налогообложения. Это экспериментальный налоговый режим для небольших ИП и ООО. Налог считает ФНС по данным банка и онлайн-касс, декларацию сдавать не нужно, а страховых взносов за себя и за работников почти нет. Ставки выше, чем на обычной УСН, поэтому режим выгоден не всем. Ниже — расчёт выгоды и признаки, по которым видно, подходит ли он вам.
Что такое АУСН простыми словами
АУСН — это упрощёнка, на которой часть бухгалтерии взяли на себя банк и налоговая. Предприниматель или компания проводит деньги через расчётный счёт в уполномоченном банке и пробивает чеки на онлайн-кассе. Эти данные попадают в ФНС, и инспекция сама рассчитывает налог за месяц.
Режим ввели Федеральным законом от 25.02.2022 № 17-ФЗ как эксперимент. Он действует с 1 июля 2022 года до 31 декабря 2027 года включительно. Правила, список регионов и банков ФНС публикует на официальном сайте АУСН.
Суть АУСН — меньше отчётности в обмен на более высокую ставку и жёсткие лимиты. Это не «льготный» режим, а режим «без бухгалтерской рутины».
Кто может применять АУСН: лимиты и ограничения
Перейти на режим могут ИП и организации, которые выполняют все условия сразу. Лимиты и запреты перечислены в статье 3 закона № 17-ФЗ:
| Условие | Ограничение на АУСН |
|---|---|
| Доходы за календарный год | не больше 60 млн ₽ |
| Численность работников | не больше 5 человек |
| Остаточная стоимость основных средств (для организаций) | не больше 150 млн ₽ |
| Работники | только налоговые резиденты РФ |
| Выплата зарплаты | только безналично |
| Расчётный счёт | только в уполномоченном банке |
| Регион | должен участвовать в эксперименте |
Есть и запреты по виду деятельности. АУСН не могут применять банки, страховщики, ломбарды, компании с филиалами, НКО, адвокаты и нотариусы, производители подакцизных товаров и добытчики полезных ископаемых. Режим недоступен и тем, кто работает посредником — агентом, комиссионером, поверенным. Совмещать АУСН с другими режимами нельзя, в том числе с патентом и самозанятостью. Полный перечень приведён в статье 3 закона № 17-ФЗ.
Список регионов меняется: субъекты подключаются к эксперименту по мере принятия своих законов. Актуальный перечень публикует ФНС на ausn.nalog.gov.ru. Проверьте там свой регион, прежде чем планировать переход.
Сколько нужно платить на АУСН
На АУСН два объекта налогообложения, как и на обычной упрощёнке, но ставки выше. Ставки установлены статьёй 11 закона № 17-ФЗ, минимальный налог — пунктом 4 статьи 9:
| Объект | Ставка АУСН | Особенность |
|---|---|---|
| «Доходы» | 8% | Налог не уменьшается на взносы и расходы |
| «Доходы минус расходы» | 20% | Минимальный налог — 3% от доходов |
Налоговый период — календарный месяц. ФНС рассчитывает налог и сообщает сумму, плательщик проверяет её и платит не позднее 25-го числа следующего месяца. Налог можно списать через уполномоченный банк.
Взносы на АУСН
Главная экономия режима — во взносах. ИП на АУСН не платит фиксированные страховые взносы за себя. За работников действует нулевой тариф на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Остаются только взносы на травматизм. Их платят в фиксированном размере, без расчёта от фонда оплаты труда, ежемесячно в Социальный фонд. Подробности о порядке в 2026 году — в разборе НДФЛ и взносов на АУСН от buh.ru.
Поэтому ставка 8% против 6% на УСН — ещё не вся картина. Сравнивать нужно итоговую нагрузку: налог плюс взносы.
Чем АУСН отличается от УСН
Ставки УСН 6% и 15% закреплены в статье 346.20 НК РФ, минимальный налог 1% — в пункте 6 статьи 346.18 НК РФ. Ставки АУСН — в статье 11 и пункте 4 статьи 9 закона № 17-ФЗ.
| Параметр | УСН | АУСН |
|---|---|---|
| Ставка «Доходы» | 6% (регион может снизить) | 8% |
| Ставка «Доходы минус расходы» | 15% (регион может снизить) | 20% |
| Минимальный налог | 1% от доходов | 3% от доходов |
| Лимит доходов | сотни миллионов рублей, с ежегодной индексацией | 60 млн ₽ |
| Лимит работников | 130 человек | 5 человек |
| Взносы ИП за себя | платит | не платит |
| Взносы за работников | по общим тарифам | 0%, кроме травматизма |
| Декларация по налогу | раз в год | не сдаётся |
| НДС | с 2026 года — при доходах свыше 20 млн ₽ | не платится (кроме ввоза товаров) |
| Налоговый период | год, авансы поквартально | месяц |
| Банк | любой | только уполномоченный |
| Совмещение с патентом | можно | нельзя |
С 2026 года строка про НДС стала решающей для многих. После налоговой реформы упрощенцы с доходом выше 20 млн ₽ за год становятся плательщиками НДС. На АУСН этой обязанности нет во всём диапазоне до 60 млн ₽. Подробно об изменениях — в материале о налоговой реформе 2026 года для ИП и ООО.
Кому АУСН выгодна, а кому нет
Решение принимают по цифрам конкретного бизнеса. Мы работаем с ИП, ООО и НКО на УСН, патенте и общей системе, в том числе с селлерами маркетплейсов. Ниже — признаки, на которые стоит смотреть при выборе.
АУСН скорее подходит, если:
- есть 1–5 работников с официальной зарплатой: нулевой тариф взносов даёт ощутимую экономию;
- доход стабильно 20–60 млн ₽ в год и бизнес не хочет становиться плательщиком НДС;
- оборот небольшой, и фиксированные взносы ИП съедают заметную долю дохода;
- все расчёты идут через счёт и кассу, наличных мимо банка нет.
АУСН скорее не подходит, если:
- ИП работает без сотрудников и со средним доходом: на УСН 6% налог уменьшается на взносы, и итоговая нагрузка обычно ниже 8%;
- регион установил пониженную ставку УСН;
- бизнес растёт и в ближайший год может выйти за 60 млн ₽ или 5 человек;
- компания работает посредником по агентским или комиссионным договорам;
- выгоднее совмещать УСН с патентом.
Как посчитать выгоду от перехода
Возьмите доходы и зарплаты за последние 12 месяцев и посчитайте два сценария.
На УСН «Доходы» сложите взносы ИП за себя, взносы за работников и налог 6% после уменьшения на взносы. С 2026 года проверьте, не возникает ли НДС. На АУСН посчитайте 8% от всех доходов и добавьте взносы на травматизм, если есть работники.
Пример без работников: доход 3 млн ₽ в год. На УСН 6% нагрузка вместе со взносами обычно укладывается в 6% от дохода, то есть в 180 000 ₽. На АУСН 8% — это 240 000 ₽. Разница в 60 000 ₽ в год — цена отказа от декларации. Если в том же бизнесе есть сотрудники, результат часто обратный: экономия на взносах с зарплат может перекрыть разницу в ставке.
Как работает автоматизация налогового режима
Данные в ФНС поступают из нескольких источников. Уполномоченный банк передаёт операции по счёту: поступления, а на объекте «доходы минус расходы» — и оплаты. Онлайн-касса передаёт чеки. Маркетплейсы передают сведения о продажах. Остальное плательщик сам вносит в личном кабинете.
Плательщик отмечает операции, которые не являются доходом: возврат ошибочного платежа, собственные средства ИП или заём. Ещё он подтверждает расходы. Если вовремя не отметить такие поступления, налог насчитают и на них. Это одна из самых частых ошибок на старте.
На объекте «доходы минус расходы» учитываются только расходы из закрытого перечня, оплаченные безналично и подтверждённые данными банка или кассы.
Кабинет АУСН
Работать с режимом можно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или через интернет-банк уполномоченного банка. В кабинете видны поступившие операции, расчёт налога и уведомления. Названия разделов и путь по меню у разных банков отличаются и меняются. Ориентируйтесь на справку своего банка и сайт ФНС.
Как сдавать отчёты на АУСН
Декларацию по налогу при АУСН не сдают: налог считает инспекция. По данным ФНС, не нужны и расчёт 6-НДФЛ, и расчёт по страховым взносам. ИП на АУСН не ведёт книгу учёта доходов и расходов.
Организация на АУСН не освобождается от бухгалтерского учёта. Ей нужно вести учёт и сдавать годовую бухгалтерскую отчётность, поэтому для ООО режим не означает, что бухгалтерия больше не нужна. Сроки и состав отчётов для компаний собраны в календаре отчётности ООО на 2026 год. Если сравниваете с упрощёнкой, посмотрите сроки декларации ИП на УСН и что меняется при АУСН.
Как считать и платить НДФЛ за сотрудников на АУСН
Работодатель на АУСН остаётся налоговым агентом по НДФЛ, но расчёт, удержание и перечисление налога можно передать уполномоченному банку. Для этого работодатель каждый месяц передаёт банку сведения о выплатах и вычетах работников. Зарплату и другие выплаты физлицам платят только безналично. Наличная выдача зарплаты нарушает условия режима.
Кадровая часть остаётся за работодателем: трудовые договоры, приказы, табели, расчёт отпускных и больничных. Ошибка в назначении платежа или в сумме попадёт в данные банка и налоговой. Поэтому расчёт зарплаты лучше доверить тому, кто знает правила режима.
АУСН и продажи на маркетплейсах
Селлер на АУСН может продавать через маркетплейс, если сам выступает продавцом товара, а маркетплейс — посредником. Самому быть агентом или комиссионером на АУСН нельзя. Маркетплейсы передают сведения о продажах в ФНС, и доход считается от суммы продаж, а не от той, что пришла на счёт после удержаний. На объекте «Доходы» комиссии и логистику вычесть нельзя. Для селлеров с высокой долей расходов на площадку это нередко делает АУСН 8% дороже УСН.
Как перейти на АУСН
Порядок зависит от текущего статуса:
| Ситуация | Когда и как перейти |
|---|---|
| Новый ИП или ООО | уведомление в течение 30 календарных дней с даты регистрации |
| Самозанятый ИП (НПД) | с 1-го числа месяца, уведомление — до конца предыдущего месяца |
| ИП или ООО на других режимах | как правило, с начала календарного года, уведомление — не позднее 31 декабря |
Точные условия для вашей ситуации сверьте на ausn.nalog.gov.ru. Уведомление подают через уполномоченный банк или личный кабинет ФНС. Перед подачей откройте счёт в банке из перечня ФНС и подключите онлайн-кассу, если она нужна. Если вы только начинаете, режим удобно выбрать сразу при регистрации ИП или регистрации ООО.
Право на режим теряют при нарушении условий, например при превышении лимитов. Применять АУСН нельзя с 1-го числа месяца, в котором произошло нарушение. Сообщить об этом в налоговую нужно в течение 15 дней. Повторно перейти на АУСН можно только с начала календарного года.
Перед переходом посчитайте оба сценария на своих цифрах. Если сомневаетесь, специалисты Реагистра сделают расчёт по вашим доходам, зарплатам и расходам. Мы ведём бухгалтерию ИП и ООО на любом режиме.
Частые вопросы
Нужен ли бухгалтер на АУСН?
ИП без сотрудников часто справляется сам: нужно проверять расчёт налога и отмечать операции, которые не являются доходом. ООО продолжает вести бухучёт и сдаёт годовую отчётность. Работодателю нужен кадровый учёт. В этих случаях без бухгалтера обойтись сложно.
Платит ли ИП на АУСН взносы за себя?
Нет. ИП на АУСН не платит фиксированные страховые взносы за себя. Это одна из причин, почему ставка 8% может оказаться выгодной при небольшом доходе.
Сколько сотрудников можно иметь на АУСН?
Не больше 5 человек — это ограничение из статьи 3 закона № 17-ФЗ. Все работники должны быть налоговыми резидентами РФ, а зарплату платят только безналично.
Можно ли на АУСН учитывать расходы?
Да, на объекте «доходы минус расходы» по ставке 20% (ст. 11 закона № 17-ФЗ). Расходы должны входить в установленный перечень, быть оплачены безналично и подтверждены данными банка или кассы. Минимальный налог — 3% от доходов (п. 4 ст. 9 закона № 17-ФЗ).
Можно ли совмещать АУСН с патентом или самозанятостью?
Нет. АУСН не совмещается с другими налоговыми режимами, включая патент и налог на профессиональный доход.
До какого года действует АУСН?
Эксперимент по закону № 17-ФЗ рассчитан до 31 декабря 2027 года включительно. Что будет после, законом пока не решено. Учитывайте это при долгосрочном планировании.
УПД, или универсальный передаточный документ, — это один бланк, который может заменить пару «накладная или акт + счёт-фактура». В статусе 1 он служит и счётом-фактурой, и первичным документом, в статусе 2 — только первичкой. Продавец оформляет УПД при отгрузке товара, сдаче работ или оказании услуг. Покупатель по нему принимает ценности к учёту, а в статусе 1 ещё и заявляет вычет НДС.
Откуда взялся УПД и на чём он основан
УПД предложила ФНС в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. За основу взяли форму счёта-фактуры из Постановления Правительства № 1137 и добавили к ней реквизиты первичного документа. Поэтому УПД должен соответствовать двум наборам требований. Первый — реквизиты счёта-фактуры из статьи 169 Налогового кодекса. Второй — обязательные реквизиты первички из статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Форма рекомендованная, а не обязательная. Компания может и дальше работать с накладными, актами и отдельными счетами-фактурами. Если удобнее УПД, его закрепляют в учётной политике и в договоре с контрагентом.
Зачем нужен УПД в бухгалтерии
Главная польза УПД — меньше бумаг на одну операцию. Бухгалтер выписывает один документ вместо двух. Меньше шансов, что в накладной и счёте-фактуре разойдутся суммы или даты. Контрагенту тоже проще: он сверяет и подписывает один комплект.
Покупателю УПД подтверждает расход в налоговом учёте и служит основанием для оприходования товара. В статусе 1 он ещё и даёт право на вычет НДС. Продавцу УПД даёт основание признать выручку. При электронном документообороте выгода ещё заметнее: один файл, одна подпись, один статус доставки.
Какие документы заменяет УПД
УПД закрывает сразу несколько типовых документов. Что именно он заменяет, зависит от вида операции.
| Операция | Что оформляли раньше | Чем заменяется |
|---|---|---|
| Продажа товаров | Товарная накладная (ТОРГ-12) + счёт-фактура | УПД со статусом 1 или 2 |
| Выполнение работ | Акт выполненных работ + счёт-фактура | УПД |
| Оказание услуг | Акт оказанных услуг + счёт-фактура | УПД |
| Передача имущественных прав | Передаточный документ + счёт-фактура | УПД |
| Корректировка стоимости или количества | Корректировочный счёт-фактура + соглашение или акт | УКД (универсальный корректировочный документ) |
| Получение аванса | Счёт-фактура на аванс | УПД не применяется, нужен отдельный счёт-фактура |
Товарно-транспортную накладную и путевые документы УПД не заменяет. Это документы перевозки, у них другое назначение.
Чем отличается статус 1 от статуса 2
Статус ставят цифрой в левом верхнем углу бланка. От него зависит, какую функцию выполняет документ.
| Параметр | Статус 1 | Статус 2 |
|---|---|---|
| Функция | Счёт-фактура + передаточный документ | Только передаточный документ (первичка) |
| Кто выставляет | Плательщики НДС | Продавцы без НДС: освобождённые и на спецрежимах без НДС, а также плательщики НДС, когда счёт-фактура не нужен |
| Право покупателя на вычет НДС | Даёт | Не даёт |
| Регистрация в книге продаж и книге покупок | Да | Нет |
| Обязательные реквизиты | Счёта-фактуры по ст. 169 НК РФ + первички по ст. 9 402-ФЗ | Первички по ст. 9 402-ФЗ |
| Срок оформления | Не позднее 5 календарных дней с отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ) | В момент операции или сразу после её окончания |
Частая ошибка — поставить статус 1, когда продавец НДС не платит. Покупатель может принять такой документ за счёт-фактуру и заявить вычет, на который у него нет права. Обратная ошибка — статус 2 у плательщика НДС: покупатель остаётся без счёта-фактуры и без вычета.
С 2025 года часть организаций и ИП на упрощёнке стали плательщиками НДС. Раньше им хватало статуса 2, а теперь для облагаемых операций нужен статус 1. Кого затронули изменения, читайте в материале про налоговую реформу 2026 для ИП и ООО.
Кто может использовать УПД
Оформлять УПД могут организации и ИП на любой системе налогообложения. Документ подходит для любой сферы: торговли, производства, работ и услуг. Ограничение одно — статус должен соответствовать налоговому положению продавца.
Перед переходом на УПД стоит сделать три вещи. Первая — закрепить форму в учётной политике. Вторая — договориться с контрагентом, что вы оба принимаете УПД вместо накладных и актов. Третья — определить, кто подписывает документ. Если подписывает не руководитель, нужна доверенность или приказ, а при электронном документообороте — машиночитаемая доверенность.
Как заполнить УПД
Бланк делится на две части. Левая — для статуса и подписей, правая — для реквизитов счёта-фактуры и таблицы с товарами.
Шапка. Номер и дата документа, номер исправления, если оно есть. Данные продавца и покупателя: наименование, адрес, ИНН/КПП. Грузоотправитель и грузополучатель, реквизиты платёжно-расчётного документа, валюта.
Табличная часть. Наименование товара, работы или услуги, единица измерения и её код, количество, цена и стоимость без налога. Сумма акциза, ставка и сумма НДС, итоговая стоимость с налогом. Для импортных товаров добавляют код страны происхождения и регистрационный номер декларации на товары. Для прослеживаемых товаров заполняют реквизиты прослеживаемости.
Подвал. Основание передачи (договор), дата отгрузки и дата получения, подписи обеих сторон. В статусе 1 подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные лица. ИП ставит подпись и указывает реквизиты документа о государственной регистрации.
Если покупатель принял товар с расхождениями, их фиксируют в документе или отдельным актом. Подписывать документ «как есть» в расчёте разобраться потом рискованно: недостачу будет сложно доказать.
Какие коды указывают в УПД
Коды в УПД берут из общероссийских классификаторов и официальных документов. Придумывать их самостоятельно нельзя.
| Реквизит | Откуда берётся код | Когда заполняют |
|---|---|---|
| Код единицы измерения | ОКЕИ (например, штука, килограмм) | Если у товара есть единица измерения |
| Код страны происхождения | ОКСМ | Для импортных товаров |
| Код вида товара | ТН ВЭД ЕАЭС | При вывозе товаров в страны ЕАЭС |
| Регистрационный номер декларации | Из декларации на товары | Для ввезённых товаров |
| Регистрационный номер партии товара | Из системы прослеживаемости | Для товаров, подлежащих прослеживаемости |
Если поле к операции не относится, его оставляют пустым или ставят прочерк. Например, у работ и услуг нет кода страны.
Частые ошибки при заполнении УПД
Чаще всего ошибаются не в суммах, а в статусе и реквизитах сторон.
- Статус не проставлен или выбран неверно. Без статуса непонятно, работает ли документ как счёт-фактура.
- ИНН/КПП покупателя устарел после смены адреса или реорганизации.
- Нет даты отгрузки или даты получения. Без них сложно определить период признания выручки и расхода.
- Документ подписал человек без полномочий.
- На аванс по сделке оформили УПД, хотя для аванса нужен обычный счёт-фактура.
Ошибку в реквизитах исправляют новым экземпляром с номером исправления, а не корректировочным документом. Корректировка нужна, только если изменились цена или количество.
УПД и счёт-фактура: в чём разница
Счёт-фактура — налоговый документ, который нужен только для НДС: продавец по нему начисляет налог, покупатель принимает налог к вычету. Первичкой он не является и сам по себе отгрузку не подтверждает. УПД в статусе 1 совмещает обе функции. Поэтому продавцу на НДС не нужно выписывать накладную и счёт-фактуру отдельно — хватает одного документа.
Счёт-фактура: какой счёт бухучёта
Счёт-фактура — это документ, а не счёт бухгалтерского учёта. Но НДС по нему отражают на конкретных счетах. Входящий налог от поставщика собирают на счёте 19 и затем принимают к вычету в дебет 68. Исходящий НДС с реализации начисляют проводкой Дт 90.03 Кт 68. НДС с полученного аванса начисляют проводкой Дт 76 Кт 68 на отдельном субсчёте для авансов. Проводки одинаковые для отдельного счёта-фактуры и для УПД со статусом 1.
Счёт-фактура на аванс: можно ли выставить УПД
На аванс УПД не оформляют. УПД подтверждает передачу товара, работы или услуги, а при предоплате до отгрузки передачи ещё не было. Продавец — плательщик НДС выставляет счёт-фактуру на аванс не позднее 5 календарных дней со дня получения оплаты: этот срок установлен п. 3 ст. 168 НК РФ. После отгрузки оформляют УПД со статусом 1. НДС с аванса принимают к вычету, поэтому дважды налог не платят.
Иногда авансовый счёт-фактуру можно не выставлять, например при определённых видах расчётов или если отгрузка прошла сразу после оплаты. Такие исключения применяют осторожно и с оглядкой на актуальные разъяснения Минфина. Единый подход лучше закрепить в учётной политике.
Корректировочный счёт-фактура и УКД
Если после отгрузки изменились цена или количество, отгрузочный УПД не переделывают, а оформляют корректировку. Для неё ФНС предложила универсальный корректировочный документ — УКД (письмо ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). Он устроен так же, как УПД. В статусе 1 УКД заменяет корректировочный счёт-фактуру и документ об изменении стоимости, в статусе 2 — только первичку.
Основание для корректировки — договор, соглашение или другой документ, который подтверждает согласие покупателя на изменение или то, что его об этом уведомили. Корректировочный счёт-фактуру выставляют не позднее 5 календарных дней со дня составления такого документа (п. 3 ст. 168 НК РФ). Если в исходном УПД просто ошиблись, нужен исправленный УПД, а не УКД.
| Ситуация | Какой документ нужен |
|---|---|
| Ошибка в ИНН, адресе, арифметике | Исправленный УПД (с номером исправления) |
| Стороны договорились снизить цену | УКД или корректировочный счёт-фактура |
| Количество отгруженного товара уточнили по соглашению сторон | УКД |
| Ретро-скидка, уменьшающая цену отгруженного товара | УКД, если по условиям договора скидка меняет цену |
Электронный УПД: актуальный формат в 2026 году
Электронный УПД — это XML-файл в формате, который утвердила ФНС. Его подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и передают через оператора ЭДО. Формат утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, позже в приказ вносили изменения. С 1 апреля 2025 года обновлённая версия формата стала обязательной, а старую перестали применять (разъяснение). Поэтому учётную программу и сервис ЭДО нужно вовремя обновлять. На бумажную форму приказ не влияет.
Для товаров с обязательной маркировкой электронный УПД фактически стал обязательным. Через ЭДО передаются коды маркировки, и система «Честный знак» видит, как товар переходит от продавца к покупателю. Для остальных операций электронный формат добровольный, но контрагенты требуют его всё чаще.
Как перейти на электронный УПД
Обычно действуют так:
- Выпустить УКЭП на руководителя и оформить машиночитаемые доверенности сотрудникам, которые подписывают документы.
- Выбрать оператора ЭДО и проверить, что у него настроен роуминг с операторами ваших контрагентов.
- Подключить ЭДО к учётной программе, чтобы УПД отправлялись прямо из неё.
- Разослать контрагентам приглашения к обмену и закрепить переход соглашением.
Подключение и настройку обмена можно доверить специалистам — в Реагистре для этого есть отдельная услуга электронного документооборота.
Статусы электронного УПД
У электронного документа есть ещё один вид статусов — его состояние в системе ЭДО. Документ может быть отправлен, доставлен, подписан, отклонён или аннулирован. Названия статусов у операторов различаются, поэтому точные формулировки ищите в справке своего сервиса. Важно одно: обязательства подтверждены, только когда документ подписали обе стороны.
Плюсы и минусы электронного УПД
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Документ доходит за минуты и не теряется | Нужны УКЭП и доверенности для подписантов |
| Не нужны печать, курьеры и почта | Тариф оператора ЭДО стоит денег |
| Налоговая принимает документы в электронном виде без распечаток | Контрагентам без ЭДО всё равно отправляют бумагу |
| Видно, на какой стадии документ у контрагента | Нужно следить за обновлениями формата |
УПД в 1С
В типовых конфигурациях 1С УПД формируют на основании документа реализации. Форму УПД выбирают среди печатных форм документа и указывают статус. Статус стоит проверять вручную, особенно если организация недавно стала плательщиком НДС. Если подключён модуль ЭДО, документ уходит контрагенту без печати.
Пути по меню зависят от версии и конфигурации, поэтому ищите форму УПД в печатных формах документа реализации или в справке своей версии программы. Для УПД со статусом 1 проверьте, что операция попала в книгу продаж, — иначе НДС окажется в декларации неверно.
Сроки составления УПД для товаров, работ и услуг
Для статуса 1 действует срок из Налогового кодекса: не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Для статуса 2 отдельного срока нет. По ст. 9 закона № 402-ФЗ первичку составляют в момент операции, а если это невозможно — сразу после её окончания.
При длящихся услугах, например аренде или абонентском обслуживании, УПД обычно оформляют за период — скажем, за месяц. Дата документа должна попадать в тот период, в котором признаётся выручка. Иначе выручка и НДС окажутся не в том квартале и придётся сдавать уточнённые декларации. Ориентироваться в датах помогут сроки отчётности ООО в 2026 году и сроки декларации ИП на УСН.
Как хранить УПД
Бумажные и электронные УПД хранят одинаково долго — электронная форма срок не сокращает. По статье 29 закона № 402-ФЗ документы бухучёта, включая первичку, хранят не меньше пяти лет после отчётного года. Если документ подтверждает убыток, который переносят на будущие периоды, его хранят весь срок, пока убыток уменьшает налоговую базу (ст. 283 НК РФ).
Электронные УПД хранят вместе с подписями — в архиве оператора ЭДО или в собственном архиве. Распечатка электронного документа без подписи юридической силы не имеет. Если меняете оператора ЭДО, выгрузите архив заранее.
Акт сверки и УПД: как они связаны
Акт сверки взаимных расчётов не заменяет УПД и не является первичным документом. Он подтверждает, что стороны одинаково видят задолженность. В акт сверки попадают отгрузки по УПД и оплаты по платёжкам. Если строки не сходятся, причина обычно в потерянном УПД, неподписанной корректировке или разных датах отражения. Регулярная сверка с ключевыми контрагентами помогает найти расхождения до сдачи декларации по НДС, а не после требования налоговой.
Если учёт ведётся урывками, расхождения копятся годами. Чтобы УПД, корректировками и сверками занимались за вас, посмотрите бухгалтерские услуги Реагистра. Если учёт запущен, поможет восстановление и постановка учёта.
Частые вопросы
Что такое УПД простыми словами?
Это один документ вместо накладной или акта и счёта-фактуры. Продавец передаёт его покупателю при отгрузке. В статусе 1 УПД работает и как счёт-фактура, в статусе 2 — только как подтверждение передачи товара или услуги.
Какой статус УПД ставить на упрощёнке?
Если вы не платите НДС, ставьте статус 2. Если вы на УСН и стали плательщиком НДС, для облагаемых операций нужен статус 1. По нему покупатель заявит вычет по общим правилам.
Обязательно ли переходить на УПД?
Нет, форма рекомендованная. Можно работать с отдельными накладными, актами и счетами-фактурами. Решение закрепляют в учётной политике и согласуют с контрагентами.
Можно ли оформить УПД на аванс?
Нельзя. УПД подтверждает передачу товара или услуги, а при авансе передачи ещё нет. На предоплату плательщик НДС выставляет обычный счёт-фактуру на аванс, а после отгрузки — УПД.
Чем исправление УПД отличается от УКД?
Исправленный УПД нужен, когда в документе ошиблись: в реквизитах, суммах или ставке. УКД оформляют, когда после отгрузки изменились цена или количество и покупатель согласился с изменением или был о нём уведомлён.
Сколько хранить УПД?
Не меньше пяти лет после отчётного года — так требует закон о бухучёте. Электронные УПД хранят вместе с электронными подписями. Без подписей документ не подтвердит ни расход, ни вычет.
ЭДО, или электронный документооборот, — это обмен документами в электронном виде, подписанными электронной подписью. Документ с квалифицированной подписью имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, подписанный от руки. Через ЭДО компании и ИП отправляют счета, акты, накладные, УПД и договоры. Контрагент получает файл за минуты, а не через неделю по почте.
Что такое ЭДО простыми словами
ЭДО заменяет конверт, курьера и подпись ручкой. Документ создают в учётной программе или в веб-интерфейсе сервиса и подписывают электронной подписью. Затем он уходит контрагенту через оператора электронного документооборота. Получатель видит файл в своей системе, проверяет его и подписывает в ответ или отклоняет с комментарием.
Внутри компании это работает так же: приказы, служебные записки и кадровые документы согласуют в одной системе. Бумажный архив не нужен. Документы хранятся в электронном виде, по ним работает поиск, а статус каждого видно сразу: отправлен, получен, подписан или отклонён.
Как работает электронный документооборот
В обмене между организациями четыре участника: отправитель, получатель, оператор ЭДО и электронная подпись, которая заверяет каждое действие. Обмен проходит так:
- Отправитель формирует документ в 1С или в личном кабинете оператора.
- Подписывает его своей электронной подписью.
- Оператор фиксирует дату и время отправки и передаёт документ получателю.
- Получатель подписывает документ или отклоняет его, а оператор возвращает отправителю подтверждение.
После этого у обеих сторон хранится одинаковый комплект: документ, подписи и служебные подтверждения. Он и служит доказательством в споре или при проверке.
Кто такой оператор ЭДО и зачем он нужен
Оператор электронного документооборота — это компания, которая технически доставляет документы и подтверждает факт и время отправки и получения. Для обмена счетами-фактурами нужен оператор, которого ФНС признала доверенным. Перечень таких операторов публикует налоговая служба. Оператор не меняет содержание документа. Он отвечает за доставку, протоколирование, хранение и совместимость форматов.
Роуминг между операторами
Если у вас один оператор, а у контрагента другой, документы всё равно можно передавать: операторы связываются между собой через роуминг. Его настраивают по заявке у своего оператора. Роуминг между конкретной парой операторов иногда приходится включать отдельно, и первый документ задерживается. Проверьте это до того, как пообещаете клиенту прислать закрывающие документы «сегодня».
Какая электронная подпись нужна для ЭДО
Закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ выделяет простую подпись и две усиленные: неквалифицированную и квалифицированную. Квалифицированная подпись (КЭП) по умолчанию приравнена к собственноручной. Простую и неквалифицированную признают равнозначными собственноручной, только если это предусмотрено законом или соглашением сторон.
| Вид подписи | Как создаётся | Когда подходит |
|---|---|---|
| Простая (ПЭП) | Логин и пароль, код из СМС | Внутренние документы, обмен по соглашению сторон |
| Усиленная неквалифицированная (НЭП) | Криптографический ключ, сертификат выдаёт не аккредитованный удостоверяющий центр | Внутренний и кадровый документооборот, обмен по соглашению сторон |
| Усиленная квалифицированная (КЭП) | Ключ и сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра | Счета-фактуры, УПД, отчётность, обмен с контрагентами без отдельного соглашения |
Руководителю ООО и индивидуальному предпринимателю КЭП выдаёт удостоверяющий центр ФНС. Если документы подписывает сотрудник, он использует подпись физического лица и машиночитаемую доверенность (МЧД) от организации.
Когда электронный документ равен бумажному
Условия, при которых электронный документ равнозначен бумажному с собственноручной подписью, перечислены в статье 6 закона № 63-ФЗ. Для документа с КЭП это правило работает по умолчанию. Закон «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ в статье 9 разрешает оформлять первичные учётные документы на бумаге или в электронном виде с электронной подписью.
Для счетов-фактур есть отдельное правило в статье 169 Налогового кодекса. Электронный счёт-фактуру выставляют по взаимному согласию сторон, если у обеих есть совместимые технические средства. Поэтому до первого обмена договоритесь с контрагентом о переходе на ЭДО: письмом, допсоглашением или через приглашение в системе оператора.
Виды ЭДО и где они применяются
Электронный документооборот делят по тому, кто обменивается документами. Для разных видов используют разные инструменты и подписи.
| Вид ЭДО | Кто участвует | Типичные документы | Чем пользуются |
|---|---|---|---|
| Внешний | Компания и контрагенты | УПД, счета-фактуры, акты, накладные, договоры | Оператор ЭДО, 1С, веб-кабинет |
| Внутренний | Подразделения и сотрудники компании | Служебные записки, приказы по основной деятельности, согласования | Система электронного документооборота (СЭД) |
| Кадровый | Работодатель и работники | Трудовые договоры, заявления, приказы по личному составу | Кадровые сервисы, порталы работодателя |
| С госорганами | Компания и ФНС, Социальный фонд, Росстат | Отчётность, требования, пояснения | Сервисы сдачи отчётности |
Кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса. В них описано, как работодатель вводит электронный документооборот и как работники с ним взаимодействуют.
Какими документами обмениваются через ЭДО
Через ЭДО можно передавать почти любой документ, который стороны готовы признать. Формализованные документы имеют формат, утверждённый ФНС: УПД — универсальный передаточный документ, счёт-фактура, акт выполненных работ, товарная накладная. Учётная программа получателя распознаёт такой документ и сама разносит его по строкам: товары, суммы, НДС.
Неформализованные документы — это договоры, письма и спецификации в PDF или Word с подписью. Они юридически значимы, но в 1С их автоматически не загрузить, и бухгалтер вносит данные вручную. Поэтому закрывающие документы выгоднее передавать в формализованном виде, а договоры можно отправлять файлами.
УПД в ЭДО: формат и работа в 1С
Универсальный передаточный документ (УПД) — самый частый документ в электронном обмене. Он совмещает счёт-фактуру и первичный документ об отгрузке или оказании услуг. Формат УПД утверждает ФНС и время от времени его обновляет. Обе стороны должны работать в актуальной версии формата, иначе программа получателя может не принять файл.
В 1С для этого есть встроенный сервис 1С-ЭДО и интеграции с внешними операторами. Бухгалтер создаёт реализацию, программа формирует по ней УПД, пользователь подписывает его и отправляет, не выходя из программы. Входящий УПД попадает в список электронных документов, и из него создаётся поступление товаров или услуг без повторного ввода данных. Какие версии формата УПД доступны, зависит от релиза конфигурации, поэтому обновляйте 1С вовремя.
Когда ЭДО обязателен
Обязательность ЭДО зависит от того, чем вы занимаетесь. Для обычной торговли и услуг электронный обмен с контрагентами остаётся добровольным: он ведётся по взаимному согласию, а бумажные документы по-прежнему законны. Отчётность в налоговую и фонды многие организации обязаны сдавать электронно, но это отдельный канал, а не ЭДО с контрагентами.
С маркированными товарами всё иначе. Когда их передают между участниками оборота, сведения об отгрузке и приёмке попадают в систему мониторинга «Честный знак» через электронные УПД. Без ЭДО передать маркированный товар другой компании или ИП не получится.
ЭДО и Честный знак: что такое ЭДО Лайт
ЭДО Лайт — это бесплатный сервис электронного документооборота в системе маркировки «Честный знак». Через него участники оборота обмениваются формализованными документами с кодами маркировки. У сервиса есть ограничения, их перечисляет справка Честного знака. Документы через него можно отправлять только контрагентам, зарегистрированным в системе маркировки. Отправить можно только документы с кодами маркировки. Если нужны договоры, акты без маркировки и интеграция с 1С, подключают коммерческого оператора. Условия сервиса могут меняться, поэтому проверяйте их перед подключением.
Что меняется в ЭДО с 1 сентября
Если вы ищете, что поменялось в электронном документообороте с 1 сентября, сначала уточните, о какой сфере речь. Правила о подписи сотрудников и МЧД, о маркировке, о перевозочных и кадровых документах вводились разными актами и в разные сроки. Надёжнее всего открыть текст нормативного акта в правовой системе и посмотреть, когда вступает в силу конкретная норма. Пересказам в соцсетях доверять не стоит.
Система электронного документооборота: как выбрать оператора или платформу ЭДО
Платформа ЭДО — это сервис оператора, через который вы отправляете и принимаете документы. На рынке несколько крупных операторов. При выборе важнее не название, а то, как сервис встраивается в вашу работу.
| Критерий | Что проверить |
|---|---|
| Интеграция с учётной программой | Есть ли модуль для вашей 1С или другой системы, можно ли отправлять без выгрузки файлов |
| Контрагенты | Каким оператором пользуются ваши ключевые поставщики и покупатели |
| Роуминг | Настроен ли обмен с операторами ваших контрагентов |
| Маркировка | Поддерживает ли сервис УПД с кодами для Честного знака |
| Тариф | Плата за пакет документов, за входящие, за хранение |
| Поддержка | Как быстро отвечает поддержка и помогает ли с настройкой |
Спросите трёх-четырёх главных контрагентов, каким ЭДО они пользуются. Если большинство работает через одного оператора, выбор часто делается сам собой.
Сколько стоит ЭДО
Цена зависит от оператора, количества исходящих документов и дополнительных модулей. Многие операторы не берут плату за входящие документы, а исходящие оплачиваются пакетами или по годовому тарифу. Отдельно могут оплачиваться интеграция с 1С, роуминг, хранение архива и подпись. Актуальные тарифы каждый оператор публикует на своём сайте.
Считайте полную стоимость, а не только тариф. В неё входят КЭП, настройка, обновление 1С и время бухгалтера. Иногда чуть более дорогой сервис окупается: документы загружаются в учёт автоматически, и бухгалтер не тратит часы на ручной ввод.
Как подключить ЭДО
Если подпись уже есть, а контрагенты готовы к обмену, подключение не займёт много времени. Порядок такой:
- Получите КЭП руководителя в удостоверяющем центре ФНС. Сотрудникам оформите МЧД.
- Выберите оператора с учётом контрагентов и учётной программы.
- Зарегистрируйтесь у оператора и подключите его к 1С или работайте в веб-кабинете.
- Отправьте приглашения контрагентам и настройте роуминг.
- Проведите тестовый обмен и закрепите переход на ЭДО в договорах.
Если компания только открывается, подпись и ЭДО удобно настроить сразу после регистрации ИП под ключ. Тогда первые документы клиентам вы уже отправите в электронном виде.
Преимущества и ограничения ЭДО для бизнеса
У электронного документооборота есть очевидные плюсы, но есть и ограничения, о которых лучше знать заранее.
| Преимущества | Ограничения |
|---|---|
| Документы приходят за минуты, а не за дни | Нужна КЭП, и её надо вовремя продлевать |
| Не нужны печать, конверты и курьеры | Не все контрагенты готовы перейти |
| Виден статус каждого документа | Нужно настраивать роуминг между операторами |
| Входящие документы загружаются в 1С без ручного ввода | При обновлении форматов приходится обновлять программу |
| Архив с поиском вместо папок | Отдельные документы всё ещё оформляют на бумаге |
Для большинства компаний решающий плюс — скорость закрывающих документов. Счёт-фактура вовремя попадает в учёт, и вычет по НДС не переносится на следующий квартал из-за потерянного оригинала.
Частые ошибки при переходе на ЭДО
Самая частая ошибка — подключить оператора и не договориться с контрагентами. В итоге часть документов приходит электронно, часть на бумаге, и бухгалтер сверяет два потока. Определите, с кем и с какой даты вы работаете только через ЭДО, и закрепите это письменно.
Вторая ошибка — когда весь офис подписывает документы одной КЭП руководителя на флешке. Выдайте сотрудникам собственные подписи и МЧД с нужными полномочиями. Третья ошибка — не проверять входящие документы перед подписанием. Электронный УПД с неверной суммой подписывается так же быстро, как правильный, а исправлять его потом приходится корректировочным документом.
Нужен ли ЭДО маленькому ИП
Если вы передаёте маркированный товар другим компаниям или ИП, ЭДО нужен обязательно. В остальных случаях всё зависит от клиентов. Крупные покупатели и сети часто принимают документы только в электронном виде, и без ЭДО с ними не поработать. Если у ИП несколько клиентов и пара актов в месяц, можно какое-то время обходиться бумагой. Скан документа с подписью не заменяет документ, подписанный КЭП.
Предпринимателю на упрощёнке без сотрудников ЭДО тоже экономит время. Акты не теряются, а при проверке все документы собраны в одном месте. Если учёт ведёт внешний бухгалтер, он получает электронные документы сразу и не ждёт, пока вы пришлёте фото.
Частые вопросы
Что такое ЭДО?
ЭДО — это электронный документооборот: обмен документами в электронном виде, подписанными электронной подписью. Документы передают через оператора ЭДО, который фиксирует отправку и получение. Если документ подписан КЭП, он равнозначен бумажному с собственноручной подписью.
Обязательно ли переходить на ЭДО?
Для большинства компаний обмен с контрагентами через ЭДО добровольный и ведётся по взаимному согласию. Обязательным он становится для участников оборота маркированных товаров, когда они передают товар друг другу. Многие крупные покупатели тоже ставят ЭДО условием работы.
Можно ли работать с контрагентом, у которого другой оператор ЭДО?
Можно, через роуминг между операторами. Его настраивают по заявке у своего оператора. Проверьте настройку заранее, чтобы первый документ не задержался.
Нужна ли отдельная подпись для каждого сотрудника?
Если документы подписывает не руководитель, сотрудник использует свою подпись физического лица и машиночитаемую доверенность от организации. Одну КЭП руководителя на всех лучше не раздавать: так теряется контроль над тем, кто и что подписал.
Как отправить УПД из 1С через ЭДО?
Подключите сервис 1С-ЭДО или модуль вашего оператора и настройте в программе сертификат КЭП. После этого УПД можно формировать и отправлять по документу реализации. Входящие УПД из списка электронных документов превращаются в поступление без ручного ввода.
Что такое ЭДО Лайт в Честном знаке?
Это бесплатный сервис электронного документооборота в системе маркировки. Через него обмениваются документами с кодами маркировки, и только с контрагентами, зарегистрированными в системе. Если нужны другие документы и интеграция с 1С, обычно подключают коммерческого оператора.
Реагистр подключает электронный документооборот, ведёт бухгалтерский и налоговый учёт и сдаёт отчётность. Если нужно выбрать оператора, настроить обмен УПД в 1С и наладить приём документов от контрагентов, посмотрите условия на странице электронный документооборот для бизнеса. Если хотите передать учёт целиком, начните с раздела бухгалтерия для ИП и ООО или выберите формат из списка бухгалтерских услуг.
Трудовой договор — это письменное соглашение между работником и работодателем. Работник лично выполняет определённую трудовую функцию и подчиняется правилам трудового распорядка. Работодатель предоставляет работу, обеспечивает условия труда и вовремя платит зарплату. Определение дано в статье 56 Трудового кодекса. Договор составляют в двух экземплярах. Если его нет, отношения считаются оформленными ненадлежащим образом, и работодателю грозит штраф.
Все нормы в статье даны по Трудовому кодексу РФ и КоАП РФ. Законы меняются, поэтому перед подписанием документа сверьтесь с действующей редакцией.
Что такое трудовой договор и в чём его суть
Договор закрепляет постоянные отношения, а не разовый результат. Работник выполняет функцию по должности или профессии, работает по графику работодателя и получает зарплату не реже двух раз в месяц. Работодатель отвечает за охрану труда, предоставляет отпуска, платит взносы и удерживает НДФЛ.
Отсюда главное следствие. Если человек каждый день приходит в офис к девяти, подчиняется руководителю и получает фиксированную сумму, это трудовые отношения, как бы ни назывался подписанный документ. Статья 15 ТК РФ запрещает заключать гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения.
Чем трудовой договор отличается от договора ГПХ
По договору подряда или оказания услуг исполнитель отвечает за результат и сам организует свою работу. Работник по трудовому договору отвечает за процесс и встроен в распорядок компании. Это разные режимы с разной нагрузкой на бизнес.
| Критерий | Трудовой договор | Договор ГПХ |
|---|---|---|
| Что регулирует | Трудовой кодекс | Гражданский кодекс |
| Предмет | Выполнение трудовой функции | Конкретный результат или услуга |
| Режим работы | По правилам распорядка работодателя | Исполнитель организует работу сам |
| Отпуск, больничный | Положены | Не положены |
| Испытательный срок | Возможен | Не предусмотрен |
| Расторжение | Только по основаниям ТК | По условиям договора и ГК |
| Риск переквалификации | Нет | Есть, если по сути отношения трудовые |
Суд или инспекция труда может признать договор ГПХ трудовым. Порядок описан в статье 19.1 ТК РФ. Тогда работодатель доплачивает отпускные и взносы, а также получает штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП.
Обязательные условия трудового договора по статье 57 ТК РФ
В договоре должны быть сведения о сторонах: ФИО работника и данные его документа, удостоверяющего личность, наименование работодателя и его ИНН, представитель и основание его полномочий, место и дата заключения. Кроме сведений, статья 57 называет обязательные условия:
- место работы, а если работник трудится в обособленном подразделении в другой местности, то и само подразделение с его местонахождением;
- трудовая функция: должность по штатному расписанию или конкретный вид работы;
- дата начала работы, а для срочного договора также срок действия и основание срочности;
- условия оплаты: оклад или тарифная ставка, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты;
- режим рабочего времени и отдыха, если он отличается от общих правил у этого работодателя;
- гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда;
- условия о характере работы: подвижной, разъездной, в пути;
- условия труда на рабочем месте;
- условие об обязательном социальном страховании.
Если какого-то условия нет, договор всё равно считается заключённым. Недостающее условие вносят соглашением сторон или приложением.
Какие дополнительные условия можно включить
Статья 57 разрешает добавлять условия, которые не ухудшают положение работника по сравнению с законом. Это испытание, неразглашение тайны, обязанность отработать после обучения за счёт работодателя, дополнительное страхование, улучшение социально-бытовых условий. Условие, которое ухудшает положение работника, например отказ от отпуска или штраф из зарплаты, не применяется, даже если работник его подписал.
Срочный и бессрочный договор: когда срочный законен
По умолчанию договор заключают на неопределённый срок. Срочный трудовой договор допустим, только если работу нельзя организовать иначе. Статья 58 ТК ограничивает срок пятью годами. Основания перечислены в статье 59: замещение отсутствующего работника, временные и сезонные работы, работа за границей, работа, связанная с заведомо временным расширением производства, и другие случаи.
Часть оснований позволяет заключить срочный договор просто по соглашению сторон, без проверки, может ли работа быть постоянной. Например, договор с пенсионером по возрасту, с совместителем, с руководителем организации или с работником субъекта малого предпринимательства в пределах установленной численности.
| Ситуация | Срок договора | Что важно |
|---|---|---|
| Постоянная работа | Бессрочный | Правило по умолчанию |
| Замена сотрудника в декрете | До выхода основного работника | Указать, кого заменяют |
| Сезонные работы | На сезон | Работа должна входить в перечень сезонных |
| Временная работа | До 2 месяцев | Испытание не устанавливается |
| Иные основания ст. 59 | Не более 5 лет | Основание пишут в договоре |
Если срок истёк, никто не потребовал расторжения, а работник продолжает трудиться, договор считается заключённым на неопределённый срок. Об этом говорит статья 58. Если срочные договоры на одну и ту же работу перезаключают много раз, суд может признать отношения бессрочными.
Заключение трудового договора: порядок приёма на работу
Порядок можно разбить на пять шагов.
- Получить документы. Статья 65 ТК перечисляет, что предъявляет работник: паспорт, сведения о трудовой деятельности (бумажную трудовую книжку или выписку), документ о регистрации в системе персонифицированного учёта, документы воинского учёта и об образовании, если они нужны для должности. Требовать сверх перечня нельзя.
- Ознакомить с локальными актами до подписания договора: правилами трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о персональных данных. Это требование статьи 68.
- Подписать договор в двух экземплярах. На экземпляре работодателя работник расписывается в получении своего.
- Издать приказ, если это решил работодатель. После изменений статьи 68 приказ о приёме стал правом работодателя, а не обязанностью. Если приказ издан, его содержание должно соответствовать условиям договора.
- Отчитаться в Социальный фонд о приёме и внести сведения о трудовой деятельности.
Если работника допустили к работе без письменного договора, статья 67 ТК обязывает оформить его не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска.
Кадровые документы рядом с договором: штатное расписание и табель
Трудовой договор связан с другими документами. Ошибка в одном из них тянет за собой ошибки в зарплате и отчётности.
Штатное расписание фиксирует структуру, должности, количество ставок и оклады. Должность в договоре должна совпадать с названием в штатке, а оклад — соответствовать штатному расписанию. Унифицированная форма Т-3 после вступления в силу закона о бухучёте № 402-ФЗ не обязательна. Компания вправе утвердить свою форму, но сами данные всё равно нужно держать в порядке.
Табель учёта рабочего времени нужен потому, что статья 91 ТК обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. По табелю считают зарплату, сверхурочные и работу в выходные. Если режим в договоре расходится с табелем, при проверке к этому возникнут вопросы. Чтобы зарплата, табель и отчёты сходились, многие передают расчёт зарплаты на аутсорсинг.
Испытательный срок: границы по ТК РФ
Испытание устанавливают только в самом договоре. Если условия нет, работник принят без испытания. По статье 70 ТК общий предел — три месяца. Для руководителей организации, их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов и представительств — до шести месяцев. При срочном договоре на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель.
Испытание не устанавливают для беременных, работников до 18 лет, принятых по конкурсу, выпускников, которые впервые устраиваются по специальности в течение года после окончания учёбы, а также в других случаях из той же статьи. Время болезни и другие периоды отсутствия в срок испытания не засчитываются.
Изменение условий договора: статьи 72–74 ТК РФ
Любое условие меняют письменным дополнительным соглашением. Это правило статьи 72. Устная договорённость о новом окладе или графике с юридической точки зрения ничего не меняет.
Перевод на другую работу по статье 72.1 возможен только с письменного согласия работника. Исключение — временные переводы в чрезвычайных обстоятельствах по статье 72.2. Перемещение на другое рабочее место в той же местности без изменения условий договора согласия не требует.
Если условия меняются из-за организационных или технологических изменений, работодатель вправе изменить их в одностороннем порядке по статье 74. Трудовую функцию при этом менять нельзя. Работника уведомляют письменно не позднее чем за два месяца. Если он не согласен, ему предлагают другую подходящую работу, а если её нет, договор прекращают.
Расторжение трудового договора
Общие основания прекращения перечислены в статье 77 ТК. У каждого основания свой порядок и свои сроки.
| Основание | Статья ТК | Уведомление | Особенности |
|---|---|---|---|
| Соглашение сторон | 78 | Не требуется | Дату и условия стороны выбирают сами |
| Истечение срока | 79 | Не менее чем за 3 календарных дня | Не нужно при замене отсутствующего работника |
| По желанию работника | 80 | Не позднее чем за 2 недели | По соглашению можно уволить раньше |
| Сокращение, ликвидация | 81, 180 | Не менее чем за 2 месяца | Выходное пособие, предложение вакансий |
| Прогул, другие нарушения | 81, 192–193 | Не требуется | Нужна процедура дисциплинарного взыскания |
В последний рабочий день работнику выдают сведения о трудовой деятельности и производят окончательный расчёт по статье 140. Если порядок увольнения нарушен, суд может восстановить работника на работе и взыскать оплату вынужденного прогула.
Уведомления, которые нельзя пропустить
Сроки уведомлений связаны с основанием увольнения. При сокращении штата и ликвидации организации предупреждение вручают под подпись не менее чем за два месяца. Службу занятости тоже уведомляют заранее, в сроки, установленные законом о занятости. Если работник отказывается подписывать уведомление, составляют акт с подписями свидетелей. При ликвидации компании кадровые процедуры идут параллельно с налоговыми и отчётными: важно уложиться и в сроки отчётности ООО, и в сроки уведомления работников.
Электронный трудовой договор и КЭДО
Статьи 22.1–22.3 ТК позволяют вести кадровые документы в электронном виде, включая сам трудовой договор. Работник даёт письменное согласие на взаимодействие в электронной форме. Работодатель утверждает локальный акт о порядке электронного документооборота. Подписывать документы можно электронной подписью через информационную систему работодателя или через платформу «Работа в России».
Отдельные правила для дистанционных работников собраны в главе 49.1 ТК. Договор о дистанционной работе можно заключить обменом электронными документами, а сам режим дистанционной работы описывают в договоре. Как настроить обмен документами с сотрудниками и контрагентами, описано на странице об электронном документообороте.
Трудовой договор с гражданами других государств и с несовершеннолетними
С иностранными гражданами договор заключают по тем же общим правилам, но с особенностями главы 50.1 ТК. Нужны документы, подтверждающие право на работу в России: разрешение на работу, патент или статус, при котором разрешение не требуется. О приёме и увольнении иностранца работодатель уведомляет органы миграционного учёта. Эта обязанность установлена миграционным законодательством, и штрафы за её нарушение выше, чем за обычные кадровые нарушения.
Возраст, с которого допускается заключение договора, по общему правилу составляет 16 лет. Это установлено статьёй 63. С 15 и 14 лет договор возможен только при условиях этой же статьи, в частности с согласия родителя и органа опеки для четырнадцатилетних. Для работников до 18 лет действуют сокращённое время и запрет на испытательный срок.
Типичные ошибки и штрафы по статье 5.27 КоАП РФ
Часть 4 статьи 5.27 КоАП наказывает за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, а также за договор ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения. Размер штрафа:
| Кто нарушил | Размер штрафа |
|---|---|
| Должностное лицо | 10 000–20 000 ₽ |
| ИП | 5 000–10 000 ₽ |
| Юридическое лицо | 50 000–100 000 ₽ |
За повторное нарушение часть 5 той же статьи устанавливает более высокие штрафы, а должностному лицу грозит дисквалификация. Текст статьи — в КоАП РФ.
Чаще всего встречаются такие ошибки:
- в договоре нет условий оплаты или режима работы;
- должность не совпадает со штатным расписанием;
- срочный договор оформлен без основания из статьи 59;
- оклад и надбавки изменены без дополнительного соглашения;
- работника допустили к работе без договора и не оформили его за три рабочих дня;
- постоянного сотрудника годами держат на договоре подряда.
Трудовой договор у ИП: что отличается
Индивидуальный предприниматель заключает договор с работником по тем же правилам, что и организация. Он тоже становится страхователем, платит взносы и сдаёт отчётность за сотрудников. Отличия есть в увольнении: по статье 307 главы 48 ТК работодатель — физическое лицо может предусмотреть в договоре дополнительные основания прекращения, а также сроки предупреждения и размер выходного пособия. Когда у предпринимателя появляется первый сотрудник, к налоговым срокам добавляются кадровые. Сроки сдачи декларации смотрите в материале о сроках декларации ИП на УСН, а полное сопровождение предпринимателя — в услуге бухгалтерия для ИП.
Реагистр берёт на себя бухгалтерию, расчёт зарплаты и отчётность ИП и ООО. Работа ведётся по договору, в котором закреплено, какие участки учёта ведёт компания и в какие сроки сдаёт отчётность. Состав работ описан на странице бухгалтерских услуг.
Частые вопросы
Можно ли работать без трудового договора? Нет, если отношения по сути трудовые. Если работника фактически допустили к работе, работодатель обязан оформить договор письменно не позднее трёх рабочих дней по статье 67 ТК. Иначе ему грозит штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП.
Какой максимальный срок трудового договора? Срочный трудовой договор заключают не более чем на пять лет, если другой срок не установлен федеральным законом. Основание срочности указывают в самом договоре.
Нужен ли приказ о приёме на работу? После изменения статьи 68 ТК приказ стал правом работодателя. Основной документ — подписанный трудовой договор. Если приказ издан, его содержание должно соответствовать договору.
Что будет, если срочный договор истёк, а работник продолжает работать? Если ни одна сторона не потребовала расторжения в связи с истечением срока, договор считается заключённым на неопределённый срок. Уволить работника в связи с истечением срока после этого уже нельзя.
За сколько нужно уведомить работника об изменении условий договора? Если условия меняются по инициативе работодателя из-за организационных или технологических изменений, — письменно, не позднее чем за два месяца, по статье 74 ТК. По соглашению сторон условия меняют в любой момент дополнительным соглашением.
Можно ли заключить трудовой договор в электронном виде? Да. Статьи 22.1–22.3 ТК допускают электронный кадровый документооборот с согласия работника. Для дистанционных сотрудников действуют отдельные правила главы 49.1 ТК.
Обязательно ли вести штатное расписание и табель? Учёт фактически отработанного времени обязателен по статье 91 ТК. Унифицированные формы Т-3 и Т-12 не обязательны, компания может утвердить свои. Должность и оклад в договоре должны соответствовать штатному расписанию.
Большинство отчётов ООО сдаёт до 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, а налоги платит единым налоговым платежом до 28-го числа. Годовая декларация по УСН подаётся до 25 марта, бухгалтерская отчётность — до 31 марта. Если срок выпал на выходной, он переносится на ближайший рабочий день.
Какие правила сроков действуют для ООО в 2026 году
С 2023 года в Налоговом кодексе действуют единые сроки. Декларации, расчёты и уведомления об исчисленных налогах сдают до 25-го числа. Налоги и взносы перечисляют единым налоговым платежом на единый налоговый счёт до 28-го числа. В 2026 году эта схема сохранилась.
Перенос срока регулирует пункт 7 статьи 6.1 части первой Налогового кодекса. Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, сдать отчёт или заплатить налог можно в ближайший следующий рабочий день. Поэтому «25 марта» в календаре конкретного года превращается в 26 или 27 марта. Перед отправкой отчётов сверяйтесь с производственным календарём на текущий год.
Календарь отчётности ООО: сводная таблица
В таблице собраны базовые сроки по части второй НК РФ и закону о бухгалтерском учёте № 402-ФЗ. Даты указаны без переноса на рабочие дни.
| Отчёт или платёж | Кто сдаёт | Срок |
|---|---|---|
| Годовая бухгалтерская отчётность | Все ООО | Не позднее 31 марта следующего года |
| Декларация по УСН за год | ООО на УСН | Не позднее 25 марта |
| Налог по УСН за год | ООО на УСН | Не позднее 28 марта |
| Авансовые платежи по УСН | ООО на УСН | 28 апреля, 28 июля, 28 октября; уведомление — до 25-го числа |
| Декларация по налогу на прибыль | ООО на ОСНО | 25-е число месяца после квартала, полугодия, 9 месяцев; за год — 25 марта |
| Декларация по НДС | Плательщики НДС, в том числе на УСН | 25-е число месяца после квартала, только в электронном виде |
| Уплата НДС | Плательщики НДС | Равными долями до 28-го числа каждого из трёх месяцев после квартала |
| 6-НДФЛ | Налоговые агенты | За I квартал, полугодие и 9 месяцев — 25-е число; за год — 25 февраля |
| Расчёт по страховым взносам (РСВ) | Работодатели | 25-е число месяца после квартала |
| Персонифицированные сведения о физлицах | Работодатели | До 25-го числа за первый и второй месяцы квартала; за третий месяц данные входят в РСВ |
| ЕФС-1, сведения о стаже | Работодатели | До 25 января |
| ЕФС-1, взносы на травматизм | Работодатели | 25-е число месяца после квартала |
| ЕФС-1, приём, увольнение, договоры ГПХ | Работодатели | Не позднее следующего рабочего дня |
| Декларация по налогу на имущество | Владельцы имущества, облагаемого по среднегодовой стоимости | До 25 марта |
| Налог на имущество, транспортный и земельный налоги за год | Владельцы объектов | До 28 февраля |
Если организацию включили в выборку статистического наблюдения, перечень форм и сроки сдачи зависят от этой выборки. Перечень форм для конкретного ООО можно узнать по ИНН на официальном сайте Росстата.
Сроки сдачи отчётности ООО на УСН
Декларацию по УСН организация сдаёт один раз в год, не позднее 25 марта года, следующего за истёкшим (статья 346.23 НК РФ). Налог за год нужно перечислить до 28 марта.
Внутри года декларации нет, но есть авансовые платежи. Порядок у них такой:
- уведомление об исчисленной сумме аванса подают до 25 апреля, 25 июля и 25 октября;
- деньги на единый налоговый счёт перечисляют до 28-го числа тех же месяцев.
Уведомление за IV квартал не подают: его заменяет годовая декларация. Отдельный нюанс 2026 года касается НДС. Организации на УСН с доходом выше порога из статьи 145 НК РФ стали плательщиками НДС: для 2026 года порог снижен до 20 млн рублей. Такое ООО сдаёт декларации по НДС ежеквартально до 25-го числа, как компании на общей системе. Подробнее об изменениях — в нашем разборе налоговой реформы 2026 для ИП и ООО.
Декларация УСН ООО: чем сроки отличаются от ИП
У ООО и ИП на упрощёнке разные даты годовой декларации. Организация сдаёт её до 25 марта, предприниматель — до 25 апреля. Срок уплаты налога за год тоже отличается: 28 марта для ООО и 28 апреля для ИП. Авансовые платежи и уведомления по ним у обоих идут по одному графику.
Если ООО прекращает деятельность на УСН, но не ликвидируется, декларацию сдают досрочно. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором деятельность на упрощёнке прекращена.
Сроки отчётности ООО на общей системе
На ОСНО организация отчитывается по налогу на прибыль и по НДС. Декларацию по прибыли при квартальных авансах подают четыре раза: за I квартал, полугодие и 9 месяцев — до 25-го числа следующего месяца, за год — до 25 марта. Уведомления по авансам по прибыли за эти периоды не нужны, их заменяет декларация. Компании с ежемесячными авансами подают уведомления каждый месяц.
Декларацию по НДС сдают ежеквартально до 25-го числа месяца после квартала. Её принимают только в электронном виде через оператора электронного документооборота. Бумажную декларацию по НДС налоговая не считает представленной. Сам налог за квартал делят на три равные части и платят до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев.
Отчётность ООО по сотрудникам
Даже ООО без наёмного персонала считается работодателем по отношению к директору. Поэтому отчёты по сотрудникам сдают почти все организации. В налоговую подают 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам и персонифицированные сведения, а в Социальный фонд — форму ЕФС-1.
| Отчёт | Куда | Периодичность и срок |
|---|---|---|
| 6-НДФЛ | ФНС | Ежеквартально до 25-го числа; годовой — до 25 февраля |
| РСВ | ФНС | Ежеквартально до 25-го числа |
| Персонифицированные сведения | ФНС | До 25-го числа за первый и второй месяцы квартала; за март, июнь, сентябрь и декабрь не сдают — данные есть в разделе 3 РСВ |
| ЕФС-1, кадровые мероприятия | СФР | Не позднее следующего рабочего дня после приказа |
| ЕФС-1, договоры ГПХ | СФР | Не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения |
| ЕФС-1, стаж за год | СФР | До 25 января |
| ЕФС-1, взносы на травматизм | СФР | Ежеквартально до 25-го числа |
Уведомления по НДФЛ и взносам
По удержанному НДФЛ налоговый агент подаёт уведомления дважды в месяц. За налог, удержанный с 1 по 22 число, уведомление подают до 25-го, а налог платят до 28-го. За налог, удержанный с 23 числа по конец месяца, уведомление подают до 3-го числа следующего месяца, а налог платят до 5-го. В декабре правило другое: налог, удержанный с 23 по 31 декабря, нужно отразить и перечислить в последний рабочий день года.
По страховым взносам уведомление подают до 25-го числа за каждый месяц. В месяцы, когда сдаётся РСВ, уведомление за последний месяц квартала не требуется.
Бухгалтерская отчётность и срок её утверждения
Годовую бухгалтерскую отчётность ООО сдаёт в налоговую не позднее трёх месяцев после окончания года, то есть до 31 марта. Обязанность закреплена в статье 18 закона № 402-ФЗ. Отчётность подают только в электронном виде, после чего она попадает в государственный информационный ресурс ГИР БО. Состав пакета зависит от того, вправе ли компания применять упрощённые формы. Его мы разбираем на странице про бухгалтерскую отчётность для ИП и ООО.
Утверждают годовую отчётность участники на очередном общем собрании. По статье 34 закона об ООО № 14-ФЗ собрание проводят не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания года. Значит, срок утверждения — с 1 марта по 30 апреля. Решение собрания удостоверяют нотариально либо способом, закреплённым в уставе или единогласном решении участников, как требует статья 67.1 Гражданского кодекса.
Сдать отчётность в налоговую можно до её утверждения. Если собрание потом внесёт изменения, в ГИР БО отправляют уточнённую версию.
Отчётность ООО за 9 месяцев 2026 года: ближайшие даты
25 октября 2026 года приходится на воскресенье. Поэтому все отчёты с этим сроком переносятся на понедельник, 26 октября. Срок уплаты — 28 октября, это среда, переноса нет.
| Что сдать или заплатить | Кто | Срок в 2026 году |
|---|---|---|
| Уведомление об авансе по УСН за 9 месяцев | ООО на УСН | 26 октября |
| Уведомления по авансам по налогу на имущество, транспортному и земельному налогам за III квартал | Владельцы объектов | 26 октября |
| Декларация по налогу на прибыль за 9 месяцев | ООО на ОСНО | 26 октября |
| Декларация по НДС за III квартал | Плательщики НДС | 26 октября |
| 6-НДФЛ и РСВ за 9 месяцев | Работодатели | 26 октября |
| ЕФС-1, взносы на травматизм за 9 месяцев | Работодатели | 26 октября |
| Единый налоговый платёж: авансы по УСН и прибыли, первая треть НДС, взносы за сентябрь | Все, у кого есть начисления | 28 октября |
Персонифицированные сведения за сентябрь отдельно не сдают: эти данные попадают в РСВ за 9 месяцев.
Перед отправкой стоит сверить сумму в уведомлениях с начислениями в декларациях. Расхождение между ними — частая причина недоимки в личном кабинете налогоплательщика, даже когда деньги перечислены вовремя.
Нулевая отчётность: сроки те же
Если ООО не вело деятельность, не получало доходов и не платило зарплату, обязанность отчитываться не исчезает. Сроки для нулевой отчётности те же, что и для обычной. Сдают годовую декларацию по своему режиму и годовую бухгалтерскую отчётность. Обычно нужны и отчёты по сотрудникам: директор остаётся застрахованным лицом даже без начислений.
Пропуск нулевой декларации наказывается так же, как пропуск обычной, вплоть до блокировки счёта. Реагистр готовит и сдаёт нулевую отчётность за ИП, ООО и НКО, которые не вели деятельность в отчётном периоде. Состав и стоимость описаны на странице нулевой отчётности.
Когда сдавать отчётность при ликвидации ООО
При ликвидации в общем порядке организация отчитывается до самого исключения из ЕГРЮЛ. По пункту 3 статьи 55 НК РФ последний налоговый период длится с начала календарного года до дня внесения в реестр записи о ликвидации. На практике последние декларации подают до заявления о ликвидации, потому что налоговая сверяет расчёты по единому налоговому счёту.
Последовательность выглядит так:
| Этап | Что сдаётся |
|---|---|
| Решение о ликвидации | Уведомление в налоговую о принятии решения о ликвидации |
| После срока для требований кредиторов (не менее двух месяцев с публикации, ст. 63 ГК РФ) | Промежуточный ликвидационный баланс |
| В ходе ликвидации | Текущие декларации, расчёты и отчёты по сотрудникам в обычные сроки |
| Перед завершением | Заключительные декларации за последний период, отчёты по сотрудникам, ЕФС-1 об увольнении |
| Завершение | Ликвидационный баланс вместе с заявлением о государственной регистрации ликвидации |
Налоговая вправе назначить выездную проверку ликвидируемой организации независимо от времени предыдущих проверок. Поэтому документы за прошлые годы до конца процедуры лучше держать в порядке. Процедуру целиком мы описали на странице ликвидации ООО под ключ.
Что с отчётностью при упрощённой ликвидации
Упрощённой ликвидацией часто называют исключение недействующего юрлица из ЕГРЮЛ по решению налоговой. Это статья 21.1 закона о регистрации № 129-ФЗ. Основание — организация 12 месяцев не сдавала отчётность и не вела операций по счетам. Отдельных ликвидационных отчётов в этом случае нет: компанию исключают как раз за отсутствие отчётности.
У этого пути есть цена. Долги организации не исчезают, кредиторы могут предъявить требования к контролирующим лицам. Директор и участники с долей больше половины на время попадают под запрет создавать новые компании и руководить ими. Если у ООО есть долги или имущество, надёжнее ликвидация в общем порядке с полным комплектом отчётности.
Что будет за нарушение сроков
Ответственность за опоздание установлена в Налоговом кодексе и в КоАП. Санкции применяются и к организации, и к её руководителю.
| Нарушение | Последствие | Основание |
|---|---|---|
| Опоздание с декларацией | Штраф 5% от неуплаченного налога за каждый полный или неполный месяц, не более 30% и не менее 1 000 рублей | Ст. 119 НК РФ |
| Опоздание с 6-НДФЛ | Штраф 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц | Ст. 126 НК РФ |
| Опоздание с декларацией более чем на 10 рабочих дней | Приостановление операций по счетам | Ст. 76 НК РФ |
| Нарушение сроков отчётности для должностного лица | Предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей | Ст. 15.5 КоАП РФ |
| Несвоевременная уплата налога | Пени за каждый день просрочки | Ст. 75 НК РФ |
Блокировку счёта снимают после того, как отчёт принят. Но на практике это занимает время, и в эти дни компания не может платить поставщикам и сотрудникам.
Как не пропускать сроки отчётности ООО
Календарь в таблице показывает базовые даты. Реальный список отчётов у каждого ООО свой: он зависит от режима налогообложения, имущества, наличия сотрудников и статуса плательщика НДС. Удобно один раз составить перечень обязательных отчётов именно для своей компании и пересматривать его в начале каждого года. При смене режима, покупке транспорта или найме первого сотрудника перечень тоже стоит обновить.
Реагистр ведёт бухгалтерию ИП, ООО и НКО на УСН, патенте и общей системе, включая селлеров маркетплейсов. Работаем по договору, где закреплено, какие участки учёта ведём и в какие сроки сдаём отчётность. Если хотите передать календарь и отправку отчётов бухгалтеру, посмотрите условия сдачи отчётности под ключ.
Частые вопросы
Когда сдавать отчётность при ликвидации ООО?
Текущие отчёты сдают в обычные сроки, пока компания числится в ЕГРЮЛ. Заключительные декларации охватывают период с начала года до дня ликвидации. Подать их нужно до заявления о государственной регистрации ликвидации, вместе с которым в налоговую идёт ликвидационный баланс. Промежуточный ликвидационный баланс сдают после окончания срока для требований кредиторов.
Когда сдавать отчёты при упрощённой ликвидации ООО?
При исключении недействующего ООО из ЕГРЮЛ по статье 21.1 закона № 129-ФЗ специальных ликвидационных отчётов нет. Основанием для исключения как раз служит отсутствие отчётности и операций по счетам в течение 12 месяцев. Долги при этом не списываются. Директор и крупные участники временно ограничиваются в создании и руководстве новыми компаниями.
До какого числа ООО на УСН сдаёт декларацию?
Организация на упрощёнке сдаёт годовую декларацию не позднее 25 марта следующего года. Налог за год перечисляют до 28 марта. Если дата выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.
Какой срок утверждения годовой отчётности ООО?
Участники утверждают годовую отчётность на очередном общем собрании. Собрание проводят не ранее чем через два и не позднее чем через четыре месяца после окончания года, то есть с 1 марта по 30 апреля. Сдать отчётность в налоговую нужно до 31 марта, даже если собрание ещё не прошло.
Нужно ли сдавать отчётность, если ООО не работало?
Да. Компания без деятельности сдаёт годовую декларацию по своему режиму и бухгалтерскую отчётность в обычные сроки. Чаще всего нужны и отчёты по сотрудникам, потому что директор остаётся застрахованным лицом. За пропуск нулевой отчётности штрафуют и блокируют счёт так же, как за обычную.
Что делать, если срок сдачи выпал на выходной?
Срок автоматически переносится на ближайший следующий рабочий день по пункту 7 статьи 6.1 НК РФ. Например, в 2026 году отчёты за 9 месяцев со сроком 25 октября можно сдать до 26 октября включительно. Перенос действует и для сроков уплаты.
Календарь отчётности можно передать бухгалтеру. Бухгалтеры Реагистр в Уфе ведут учёт ООО на упрощёнке и на общей системе и сдают декларации, бухгалтерскую отчётность и отчёты по сотрудникам в сроки из календаря. Условия и тарифы описаны на странице бухгалтерские услуги для ООО в Уфе.
ИП на упрощёнке сдаёт декларацию по УСН раз в год, не позднее 25 апреля года, следующего за отчётным. Если 25 апреля выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день. Поэтому декларацию за 2025 год нужно было подать до 27 апреля 2026 года, а за 2026 год — до 26 апреля 2027 года. Налог за год платят до 28 апреля.
Какой срок сдачи декларации по УСН у ИП и ООО
Сроки для упрощёнки закреплены в главе 26.2 Налогового кодекса, часть вторая. Срок подачи декларации установлен в статье 346.23, срок уплаты налога и авансов — в статье 346.21. У организаций оба годовых срока на месяц раньше, чем у предпринимателей.
| Кто сдаёт | Декларация за год | Налог за год | Авансовые платежи |
|---|---|---|---|
| ИП | не позднее 25 апреля следующего года | не позднее 28 апреля | не позднее 28 апреля, 28 июля, 28 октября |
| ООО и НКО | не позднее 25 марта следующего года | не позднее 28 марта | не позднее 28 апреля, 28 июля, 28 октября |
Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, он переносится на ближайший следующий рабочий день. Так прямо сказано в пункте 7 статьи 6.1 части первой НК РФ.
Декларацию не обязательно готовить и отправлять самому: подачу можно передать бухгалтеру, если подключить бухгалтерские услуги.
Срок декларации по УСН за 2025 и за 2026 год
На календаре важен день недели. 25 апреля 2026 года пришлось на субботу, поэтому ИП сдавали декларацию по УСН за 2025 год до понедельника 27 апреля 2026 года. 25 апреля 2027 года будет воскресеньем, и декларацию за 2026 год можно подать до понедельника 26 апреля 2027 года.
| Отчётный год | Декларация ИП | Налог ИП | Декларация ООО | Налог ООО |
|---|---|---|---|---|
| 2025 | 27.04.2026 (перенос с субботы) | 28.04.2026 | 25.03.2026 | 30.03.2026 (перенос с субботы) |
| 2026 | 26.04.2027 (перенос с воскресенья) | 28.04.2027 | 25.03.2027 | 29.03.2027 (перенос с воскресенья) |
Сдать декларацию раньше срока можно в любой рабочий день после окончания года. Ранняя подача даёт время исправить ошибки до того, как истечёт срок.
Календарь отчётности ИП на УСН в 2026 году
Декларация по УСН — единственная налоговая декларация у ИП на упрощёнке без работников и без НДС. Кроме неё в течение года есть уведомления об исчисленных авансах и платежи. Ниже даты 2026 года с учётом переносов с выходных.
| Что сдать или оплатить | Исходный срок | Фактический срок в 2026 году |
|---|---|---|
| Декларация по УСН за 2025 год | 25 апреля | 27 апреля |
| Налог по УСН за 2025 год | 28 апреля | 28 апреля |
| Уведомление об авансе за I квартал | 25 апреля | 27 апреля |
| Аванс за I квартал | 28 апреля | 28 апреля |
| Взносы 1% с дохода свыше 300 тыс. руб. за 2025 год | 1 июля | 1 июля |
| Уведомление об авансе за полугодие | 25 июля | 27 июля |
| Аванс за полугодие | 28 июля | 28 июля |
| Уведомление об авансе за 9 месяцев | 25 октября | 26 октября |
| Аванс за 9 месяцев | 28 октября | 28 октября |
| Фиксированные страховые взносы за 2026 год | 28 декабря | 28 декабря |
Ближайший срок осени 2026 года — уведомление об авансе за 9 месяцев. Обычный срок, 25 октября, выпадает на воскресенье, поэтому уведомление подают до 26 октября, а сам аванс платят до 28 октября. Взносы ИП «за себя» платят в сроки из статьи 432 НК РФ: фиксированные взносы за 2026 год — до 28 декабря.
Чем уведомление отличается от декларации
Декларация подводит итог года. Уведомление об исчисленных суммах сообщает налоговой, сколько из единого налогового платежа списать в счёт конкретного налога. Без уведомления деньги остаются на ЕНС и не распределяются на аванс по УСН. Подробнее о том, как работает ЕНС и уведомления, — в отдельном разборе.
Уведомления по авансам УСН подают до 25-го числа месяца, следующего за кварталом, полугодием и девятью месяцами. Это общее правило пункта 9 статьи 58 НК РФ. За год отдельное уведомление ИП не подаёт: сумму налога налоговая берёт из декларации. Срок декларации, 25 апреля, наступает раньше срока уплаты, 28 апреля.
Какую отчётность сдаёт ИП на УСН с сотрудниками
Когда у ИП появляются работники, к декларации по УСН добавляются отчёты работодателя. Их сдают каждый квартал или каждый месяц, поэтому именно с ними чаще всего опаздывают.
| Отчёт | Куда | Срок |
|---|---|---|
| 6-НДФЛ за I квартал, полугодие, 9 месяцев | ФНС | до 25-го числа месяца после периода |
| 6-НДФЛ за год | ФНС | до 25 февраля |
| Расчёт по страховым взносам (РСВ) | ФНС | до 25-го числа месяца после квартала |
| Персонифицированные сведения о физлицах | ФНС | до 25-го числа каждого месяца |
| Уведомления по НДФЛ и взносам | ФНС | до 25-го числа |
| ЕФС-1 | Социальный фонд | по видам сведений, в том числе ежеквартально и при кадровых событиях |
Сроки 6-НДФЛ установлены статьёй 230 НК РФ, сроки РСВ и персонифицированных сведений — статьёй 431. Если считать зарплату вручную, легко ошибиться в датах. Эту работу можно передать на расчёт зарплаты.
Бухгалтерскую отчётность ИП не сдаёт. Предприниматели, которые ведут учёт доходов и расходов по правилам НК РФ, вправе не вести бухучёт. Это следует из статьи 6 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Книгу учёта доходов и расходов ведут обязательно, но в налоговую её не сдают.
Особые сроки: прекращение деятельности и потеря права на УСН
Пункты 2 и 3 статьи 346.23 НК РФ предусматривают два случая, когда декларацию сдают не в апреле.
Если ИП прекратил деятельность на УСН и подал об этом уведомление, декларацию сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем прекращения деятельности. Если предприниматель утратил право на упрощёнку, например превысил лимит доходов, декларацию подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором право было утрачено.
При полном закрытии ИП удобнее сдать декларацию и закрыть долги на ЕНС до подачи документов на снятие с учёта. Тогда у налоговой не останется вопросов по последнему периоду.
Срок сдачи на АУСН
На автоматизированной упрощёнке декларацию не сдают. Режим установлен Федеральным законом от 25.02.2022 № 17-ФЗ, эксперимент продлится до 31 декабря 2027 года. Налоговый период — месяц. Налог рассчитывает инспекция по данным уполномоченного банка, онлайн-касс и личного кабинета. Уведомление о сумме налога приходит до 15-го числа, а заплатить нужно до 25-го числа следующего месяца. По данным сайта ФНС об АУСН, на этом режиме не сдают декларацию по УСН, 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам. Задача предпринимателя — проверять расчёты налоговой и платить вовремя.
Нулевая декларация по УСН: когда и как подавать
Если ИП зарегистрирован на упрощёнке, но за год не получил доходов, декларацию всё равно сдают. В разделах ставят нули, срок тот же: не позднее 25 апреля с переносом на рабочий день. Даже если налог к уплате нулевой, неподанная декларация считается нарушением.
Есть альтернатива — единая (упрощённая) налоговая декларация по пункту 2 статьи 80 НК РФ. Её подают, если за период не было движения денег на счетах и в кассе и не было объектов налогообложения. Срок — до 20-го числа месяца, следующего за истекшим периодом, то есть за год — до 20 января. О составе и стоимости такой отчётности рассказываем на странице нулевой отчётности.
Как подать декларацию по УСН
Способ подачи выбирают по ситуации, но дата представления считается по-разному.
| Способ | Что нужно | Дата представления |
|---|---|---|
| Через оператора ЭДО | квалифицированная электронная подпись | дата отправки, зафиксированная оператором |
| Через личный кабинет ИП на сайте ФНС | доступ к кабинету и электронная подпись | дата отправки |
| Почтой с описью вложения | бумажный экземпляр | дата отправки письма |
| Лично в инспекции | бумажный экземпляр | день приёма |
Правила о дате представления закреплены в пункте 4 статьи 80 НК РФ. Предприниматели со среднесписочной численностью работников более 100 человек сдают декларации только в электронном виде (пункт 3 той же статьи). Электронная подача удобнее на практике: приходит квитанция о приёме, а отказ виден сразу. Порядок подачи ФНС описывает на странице об УСН. Перед отправкой проверьте, что форма актуальна именно для вашего отчётного года.
Какие разделы заполнять при УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы»
Титульный лист заполняют все. Дальше состав декларации зависит от объекта налогообложения.
При объекте «доходы» заполняют раздел 1.1 с суммами к уплате и раздел 2.1.1 с доходами по периодам, ставкой и вычетом страховых взносов. Если ИП платит торговый сбор, добавляют раздел 2.1.2.
При объекте «доходы минус расходы» заполняют раздел 1.2 и раздел 2.2. В разделе 2.2 показывают доходы, расходы, ставку и минимальный налог. Раздел 3 нужен только тем, кто получал целевое финансирование. Для ИП это редкость, для НКО — частый случай.
Что заменяет УСН и когда добавляется отчётность по НДС
Упрощёнка освобождает ИП от НДФЛ с доходов от бизнеса и от налога на имущество, которое используется в деятельности. Исключение — объекты, налог по которым считают от кадастровой стоимости (пункт 3 статьи 346.11 НК РФ).
С 2025 года упрощенцы стали плательщиками НДС. Освобождение от налога зависит от размера доходов. Если освобождения нет, ИП сдаёт декларацию по НДС каждый квартал до 25-го числа следующего месяца и только в электронном виде. Пороги и ставки менялись по ходу налоговой реформы. Актуальные цифры мы собрали в материале о налоговой реформе для ИП и ООО.
Ответственность за нарушение сроков
За опоздание с декларацией и за опоздание с уплатой наказывают по-разному, и санкции можно получить одновременно.
| Нарушение | Последствие | Норма НК РФ |
|---|---|---|
| Декларация сдана позже срока | штраф 5% от неуплаченного налога за каждый полный или неполный месяц, не более 30% и не менее 1 000 руб. | ст. 119 |
| Декларация не сдана в течение 20 рабочих дней после срока | налоговая может приостановить операции по счетам | п. 3 ст. 76 |
| Налог или аванс уплачен с опозданием | пени за каждый день просрочки | ст. 75 |
| Не подано уведомление | штраф 200 руб. за документ | п. 1 ст. 126 |
Если налог уплачен вовремя, а декларация опоздала, штраф обычно минимальный — 1 000 руб. по статье 119 НК РФ: неуплаченного налога нет, и 5% от нуля дают ноль. Блокировка счёта для бизнеса часто болезненнее штрафа. Её снимают после подачи декларации, но до этого платежи стоят.
Срок проверки декларации по УСН
После подачи начинается камеральная проверка. По статье 88 НК РФ она длится до трёх месяцев со дня представления декларации. Если декларацию за 2025 год подали 27 апреля 2026 года, проверка могла продолжаться до 27 июля.
Если инспектор находит расхождения, он направляет требование о пояснениях. Ответить на него нужно в течение пяти рабочих дней: написать пояснения или сдать уточнённую декларацию. Если промолчать, налоговая будет оценивать расхождения без ваших доводов. Поэтому после сдачи отчётности регулярно проверяйте входящие требования в электронном кабинете или у оператора ЭДО.
Как не пропустить сроки сдачи отчётности ИП
Большинство апрельских сроков сходятся в одну неделю. Декларация, уведомление за I квартал, годовой налог и первый аванс приходятся на 25–28 апреля. Деньги на ЕНС лучше положить заранее, чтобы платёж успел распределиться.
Если у ИП появился работник, откажитесь от ручного календаря. Отчёты в ФНС и Социальный фонд идут ежемесячно, и пропуск одного из них цепляет следующий. Записывайте доходы в КУДиР в течение года, а не в апреле: так меньше ошибок при переносе сумм в декларацию.
Частые вопросы
До какого числа ИП сдаёт декларацию по УСН за 2025 год? Общий срок — 25 апреля 2026 года. Это была суббота, поэтому крайний день перенёсся на понедельник 27 апреля 2026 года. Налог за 2025 год нужно было уплатить до 28 апреля 2026 года.
Какой срок декларации по УСН для ИП за 2026 год? Декларацию за 2026 год сдают в 2027 году. 25 апреля 2027 года выпадает на воскресенье, поэтому срок переносится на 26 апреля 2027 года. Уплатить налог нужно до 28 апреля 2027 года.
Какого числа в октябре подавать уведомление по УСН? Уведомление об авансе за 9 месяцев подают не позднее 25 октября (п. 9 ст. 58 НК РФ). В 2026 году 25 октября — воскресенье, поэтому срок переносится на понедельник 26 октября. Сам аванс за 9 месяцев платят до 28 октября.
Нужно ли сдавать декларацию на АУСН? Нет. На автоматизированной упрощёнке декларацию не подают: налог считает налоговая по данным банка, касс и личного кабинета. Предпринимателю остаётся проверять расчёт и платить каждый месяц до 25-го числа.
Сколько длится проверка декларации по УСН? Камеральная проверка длится до трёх месяцев со дня подачи декларации (ст. 88 НК РФ). Если найдут ошибки, пришлют требование о пояснениях. Ответить нужно в течение пяти рабочих дней.
Нужно ли сдавать декларацию, если доходов не было? Да, ИП на УСН сдаёт нулевую декларацию в обычный срок. Если не было ни движения денег, ни объектов налогообложения, вместо неё можно подать единую упрощённую декларацию до 20 января.
Что будет, если сдать декларацию на день позже? Начислят штраф по статье 119 НК РФ: 5% от неуплаченного налога за каждый полный или неполный месяц, но не меньше 1 000 руб. Если налог уплачен вовремя, штраф будет минимальным. При опоздании больше чем на 20 рабочих дней налоговая может заблокировать счёт.
Можно ли сдать декларацию по УСН раньше срока? Можно, в любой рабочий день после окончания отчётного года. Ранняя подача оставляет запас времени на исправление ошибок и ответ на требования.
---
Не хотите следить за сроками сами? Бухгалтеры Реагистр в Уфе ведут учёт ИП на УСН, патенте и АУСН. Они готовят декларации и сдают их в срок, а вам не нужно держать в голове апрельские даты и переносы с выходных. Подробнее об услуге — на странице бухгалтерия для ИП в Уфе.